文书立卷的归档制度包括三个方面(文书立卷的归档制度包括三个方面内容)
大家好!今天让创意岭的小编来大家介绍下关于文书立卷的归档制度包括三个方面的问题,以下是小编对此问题的归纳整理,让我们一起来看看吧。
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本文目录:
文书档案整理工作包括哪些内容
文书档案整理工作包括哪些内容
档案是指人们在各项社会活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录。接下来有我为大家整理出文书档案整理工作包括哪些内容,希望大家喜欢!
文书档案整理工作包括哪些内容
文书档案的整理工作主要包括分类、立卷、排列和编目。
(1) 分类。分类的一般方法是按照文件材料产生的 时间或来源、内容、形式等进行分类。
(2) 立卷。立卷的主要依据是文件材料的问题特 征、时间特征、名称特征、作者特征、通信特征和地区 特征。
(3) 排列案卷排列较为常用的方法是依据其所反 映的工作上的联系或问题进行排列。
(4) 编目。编目的类型基本有两种,一种是综合目 录,一种是分册目录。分册目录又可按类别或保管期限 来编制。
文书档案
文书档案是机关、团体、企事业单位在行政管理事务活动中产生的,由通用文书转化而来的那一部分档案的习惯称谓。包括命令、指示、决定、布告、请示、报告、批复、通知、信函、简报、会议记录、计划和总结等。
由于这类档案在其产生、内容和形式上有一定共性,使用这一称谓对研究管理这类档案的工作规律有重要意义。
也有人把文书档案作为与科学技术档案相对而言的各类档案的统称,还包括诸如外交、诉讼、会计、艺术、教学等专门档案和私人档案。这一概念主要在中国使用,有的国家则用与之相近的普通档案或一般档案的概念。
拓展延续
如何做好文书档案管理工作
一、优化文书档案管理制度
传统的文书档案管理制度存在着一定问题,在下一发展阶段都有待提高。文书档案的管理仅仅利用以时间为分界线来进行大量档案的管理存放,这种方式虽然简单易行,但由于所需整理存放的文书档案数量过多,这样进行分类太过于笼统化,使日后的查找存在着十分大的困难。所以在日后的文书档案管理要进行细致分类,先以时间为大的分界线将档案大致的分出,再根据事件的类型进一步分类,最终使所有的文书档案有序的得到存放。在以往的文史档案管理人员管理制度中只是规定所有人员的'工作内容与注意事项,没有对所有的工作项目进行人员数量的分配,导致有些工作项目中所用的工作人员过多,造成人才资源的浪费。在对文书管理人员进行管理优化时,就要合理的裁减与增添各项工作的负责人员,使每一项工作都能高效地进行,每名文书档案管理工作者都各司其职。
二、培养管理人员的学习能力
在新时代的引领下,对所有工作者的学习能力都有很高的要求,所以文书档案管理人员的学习能力也要进行合理的培养。过去对文书档案管理人员的要求,只是能够将所需要进行分类的文书档案进行系统的分类就可以,所有的工作人员能够做好自己本职工作就算是合格。但现今社会中想要更好的发展,就要进行不断的学习,只有学习才能使人提高工作能力和对事物的分析能力。因此现在的文书档案管理工作者,在工作过程中要对新事物不断的学习,所有的文书档案管理工作者要对文书档案有相当的了解,这种深层次的了解将有助于工作的顺利进行。对现代化技术手段的学习也应十分重视,所有的工作者都需要学习现代化的技术,这些技术将在日后的工作过程中得到应用。
三、利用现代化技术进行文案管理工作
所谓的现代化技术最多的指对网络的应用,网络是近些年来发展十分迅速的一种新型的技术,它的应用使我们在生活和工作中都得到了很大方便。将网络应用于文书档案管理工作中,将使文书档案的整理与分析更加精准化,减少了对人力的利用。网络平台是一个共享的平台,一些缺少的文书档案信息将在网络的帮助下可能被找到,使我国文书档案工作更加顺利的进行。
分类方法:
1)保管期限——年度分类法,即先将归档文件按保管期限分类,每个保管期限下按年度分类。
2)保管期限——年度——问题分类法,即先将应归档文件材料按保管期限分类,每个保管期限下按年度分类,再在年度下按按问题分类。
3)问题——年度——保管期限分类法,即先将归档文件按问题分类,每个问题下按年度分类,再在年度下按保管期限分类。
4)年度——保管期限分类法,即先将归档文件按年度分类,每个年度下按保管期限分类。
5)年度——组织机构——保管期限分类法,此为最常用的分类方法。先将归档文件按年度分类,其次按照各个部门分类,最后按保管期限分类。
保管
我国档案保管期限分为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。
销毁
1)制定保管期限表;
2)制定销毁档案的审批制度;
3)制定销毁档案的监销制度。
编制
按照各个全宗分别编制。每一清册一式两份,一份报批,一份留存。
;电大办公室管理复习资料
看这个行吗?《办公室管理》复习题
一、 单项选择题
1.社交场合很讲究次序礼仪,一般 ( B )
A.以右为次 B.以右为尊 C.以后为次 D.以左为尊
2.办公室人员在社交活动中应如何选择话题,哪些是属于合适的话题?(A )
A.有共同利益的话题 B.夸耀自己的话题 C.保密的话题 D.应当忌讳的话题
3.邮件的寄发不要考虑以下因素 ( D )
A.时间 B. 便利 C. 经济 D.爱好
4.文员做会议记录时,可以在会议记录中 ( C )
A.加入自己的主观意见 B.不记录议题
C.与发言者用词不一致但意思完全一致 D.对所记内容作评论
5.以下哪些标准不是文员分拣邮件应该遵守的? ( C )
A.按收件人姓名分拣 B. 按收件部门名称分拣
C. 按私人公务标准分拣 D.按邮件重要性分拣
6.传真机最好用来传送以下哪种邮件? ( A )
A.一般的图纸 B. 机密文件 C. 很长的文件 D. 感谢信
7.以下哪些不是文员在准备办公用品时的职责 (A )
A.订购 B.制造 C. 分配 D. 储备
8.文员在处理信访工作时,由收信人(单位)复信的情况是以下哪一种 ( A )
A.初次写信,或有过激言行的 B. 有过激言行或漫骂领导的匿名信
C. 已做结案处理的 D. 没有具体内容的匿名信
9.以下哪一种类型适合自由谈话,或是收集创意的会议。 ( C )
A.口字型 B.教室型 C. 圆桌型 D. U字型
10.以本单位与外单位就某些问题的往来文书为标准立卷。如问函与复函等用(A )
A.通讯者特征立卷 B. 按地区特征立卷 C. 按文种特征立卷 D. 按文种特征立卷
11.文员打印寄往欧美国家的信封,寄信人姓名、地址应该打印在 (B )
A.右下角 B.左上角 C.右上角 D.左下角
12.在办公室里,( A)的位置是上座。
A.离入口最远 B.离入口最近 C.靠近门口 D.靠近窗户
13.文员如果误拆了非本公司的信,应该 ( A )
A. 在信封上注明“误拆”,写上自己姓名的缩写,并把信重新封好并退回去
B. 在信封上注明“误拆”,写上自己姓名的缩写,把信敞开并退回去
C. 在信封上注明“误拆”,把信重新封好并退回去
D. 写上“查无此人”,并把信重新封好退回去
14.文员遇到对方递送的名片上有较罕见的字,应该 (D )
A.不作声,等无人时查字典 B.作判断,用同偏旁的字音读
C.不用读,只称呼姓即可 D.请教对方“可否请问一下,这个字怎么念?”
15.会议中有时有人会要求把他发言的一段不作记录处理,这时文员应 ( D)
A.不理睬 B. 不征求主持人意见,停止笔录
C. 征求主持人意见,停止笔录,不关录音机
D. 征求主持人意见,停止笔录,关录音机
16.在某些情况下,文员在安排日程计划表时可能获得上司的完全信任,取决于两点:一是掌握足够的知识,了解业务的轻重缓急;另一是具有(B ),了解要求约会者的心理。
A.社交的能力 B.说话的技巧 C.听话的能力 D.听写的能力
17.当文员获知婚丧喜庆的消息后,首先应 (D )
A.向上司报告 B.送礼 C. 写信 D.查证消息的可靠性
18.以下餐巾的使用方法是正确的 ( C)
A.中途离座,把餐巾放在椅子上 B. 用来擦刀叉 C. 用来擦嘴唇嘴角 D. 塞入衣服领口里
19.上司参加各种应酬和会议,有时需要更换服装,文员应 (A )
A.通知上司家人把衣服送达 B.自己到上司家里去拿 C. 让上司自己去家里更换 D.去买新的服装
20.文书立卷的归档制度包括三方面:归档范围、(A )和归档要求。
A.归档时间 B.归档凭证 C.归档模式 D.归档历史
21.文员打印寄往欧美国家的信封,收信人内容的打印顺序应该是 (C )
A. 国名、地址、部门、姓名 B.姓名、地址、部门、国名
C. 姓名、部门、地址、国名 D. 姓名、国名、部门、地址、
22.有时应上司要求,文员参与会见或会谈,以下哪些内容不是文员的任务(B )
A.准备资料 B.发表意见 C.现场服务 D.会议或会谈记录
23.邮件送到单位所租的信箱,由文员开启,取出邮件带回办公室,以下哪些事情与文员的工作要求不一致 ( D)
A.每天开箱次数与邮局投递次数一致 B.取出邮件立即返回办公室
C.事先带上包袋装邮件 D.应提高办事效率,把取邮件与其他事一起办
24.以下哪些接打电话的行为是不正确的 ( A )
A. 受到通话对方极大的责难,应针锋相对回击
B. 给上司的留言正面朝下放在他的办公桌上
C. 做记录时可以在便笺下垫一张复写纸,以防遗失后备用
D. 中途因有事需放下电话请对方等待时,应把话筒朝下放置
25.文员根据上司指示,向对方要求约会时,以下哪些做法是错误的 (D )
A. 如果用写信的方式,在估计对方收到信后,再打电话确认
B. 告知你或上司的联系电话,以便有变化时可立即通知
C. 对方越忙越必须早一点联络 D. 如果上司出差,可以在他回来的当天安排约会
26.以下关于名片的使用方式,哪些是错误的 ( D)
A. 文员应在任何时候、任何场合携带名片
B. 向别人递送名片时应双手捧交,将文字正面朝向对方
C. 如果对方给你名片,而你恰好没有带在身边,应说明并表歉意
D. 名片只能当面递送,寄去是不礼貌的
27.文员要做好档案收集,应该收集的文书资料是 (A )
A. 下级单位报送的报告、统计报表等 B. 未经签发的文电草稿
C. 单位内部互相抄送的文件材料 D. 本单位负责人兼任外单位职务所形成的文件材料
28.值班人员不应该做以下哪类事情 (A )
A. 签发文件 B. 分发会议通知 C. 询问情况 D. 传达指示
29.接受忠告的反应应该是 (D )
A. 以烦躁的心情倾听 B.尽量把责任推给别人
C.应辩解说:“那是因为……” D. 切勿感情用事
30.以下哪些不是办公室事务管理的特征 (B )
A. 服务性 B.决策性 C.专业性 D.主动性
31. 办公室布置要注意 (D )
A.上司单独用的办公桌椅靠墙放 B.一般办公室桌椅最好面对面放置
C.打字、复印间离上司办公室近些 D.各种沟通、保密
32. 传真机的使用哪一项是不对的 (B )
A.发送前检查原稿质量 B.随时随地可向对方发送 C.不宜发送礼仪性文本 D.不宜发送私人、保密文本
33. 在会议开始前和进行过程中,文员的以下哪项活动是不恰当的 ( C)
A.协助签到 B.分发资料
C.作会议记录时离开会议室接听电话 D. 暂时保管与会者的物品
34.以下文员订购和储备办公用品的行为中,哪一项是不适宜的 (B )
A. 保留一张购货订单,收到货物时一一核对打勾 B. 让员工们随意领取办公用品
C. 通过电话订购或传真订购,可以提高交货速度 D. 用库存一览表来储备办公用品
35.以下文员的工作顺序中,哪一项是正确的 ( B)
A. 没有任何设想就应着手从事该项工作
B. 文员也应具有适当判断情况,以机智应对的应变能力
C. 上司分派两项以上工作时,按照先来后到顺序进行
D. 上司所指示的工作如果不合适,可以不实施
36.文员必须管理好金钱,学会节约开支,以下行为中哪一项是不恰当的 (A )
A. 最好到价格便宜的商店去购买,质量并不重要;
B. 作出预算,按月或季度预计办公室的开销来控制开支
C. 采购大量物品时可以享受批量折扣,就一次多购买一些办公用品
D. 限制不必要的长途电话,轻易不要选择快递服务
37.文员必须具有合作精神,以下合作方法中哪一项是不适宜的 (B )
A. 善于同他人合作,密切配合,步调一致
B. 应该有自己的个性,尽可能使别人服从自己
C. 配备文秘人员时遵从异质结合的原则
D. 公允地与同事分享胜利的成果,分担失败的责任
38.以下关于交互式电话会议的功能中,哪一项是不具备的 (A )
A.审查功能 . B. 保密功能 C. 欢迎词播放功能 D. 报数功能
39.以下关于文员的宴会礼仪中中,哪一项是正确的 ( D)
A. 用叉、匙进食时,将餐具的整体放入嘴里,或用舌头去舔
B. 站起身来在餐桌的另一边夹取自己喜欢的食物
C. 口内含有食物和人说话
D. 吃西餐时用左手把汤盘靠近自己一边方向稍稍提起,再用汤匙轻轻由里向外舀去
40.文员制作日程安排计划表时,以下一些情况应避免 ( D)
A. 上司没有经过文员而决定的日程安排计划,也必须填写在计划表上
B. 如果表上的空白处太少,可以使用速记符号或自己能够了解的简单符号
C. 制作日程安排计划表时,要留意上司改变思考的时间和路途上的时间
D.日程安排计划笔记本如果已经使用一年以上,可以废弃
41.在使用复印机的过程中,以下哪些内容是不恰当的 (A )
A.接通电源可立即复印操作 . B.选定复印纸后要抖松消除静电
C.选择复印倍率来决定复印纸尺寸 D.复印完毕应取下复印品和原稿
42.以下文员对办公室零用现金管理的行为中,哪一项是不适宜的 (C )
A.现金通常放在一个带锁的盒子里,放在带锁的办公桌抽屉里
B. 把每一次支出的数额都记在零用现金单据中
C. 标准的零用现金单据有一个签名
D. 不允许任何人从零用现金基金里借钱
43.文员按照“优先顺序”处理工作,以下哪一项是不适宜的 (D )
A. 先将自己想做的工作以重要程度为标准分类
B. 其次以紧急程度和重要程度为标准分类
C. 同时考虑上司的意向和文员本身的工作效率
D. 可以按照文员自己的习惯进行工作
44.文员传达上司的指示时,那一项做法是不适宜的 ( A)
A. 传达可以根据上司主要意思,夹进自己的意见
B. 必要时可形成文字材料,照本宣科
C. 不可在普通电话、普通函件里传达有秘密内容的指示
D. 重要的指示,应该要求被传达者复述一遍,以免漏听或漏记
45.以下文员应遵守的电话礼仪中,哪一项是不适宜的 (B )
A.考虑打电话的时间是否合适
B. 打出电话,而对方无人接听,等铃声响了二、三下可挂电话
C. 有时候上司过于繁忙,要求文秘人员编织一些“美丽的谎言”
D. 对待投诉电话先安抚他,以友善的态度表达歉意,并告知一定马上调查此事
46.以下文员应遵守的参加宴会的礼仪中,哪一项是不适宜的 ( C)
A. 应选择轻软而富于光泽的衣料,用黑、红、白等纯色为宜
B. 白天赴宴应选用香味较浓的香水,夜晚则应选用香味优雅的香水
C. 未用完一道菜时,应将刀叉平行排放在盘子上右侧,叉尖向上,刀刃向内
D. 文员应在上司之后与对方碰杯,碰杯时应目视对方以示敬意
47.以下关于预订工作的行为中,哪一项是不适宜的 (D )
A. 与人联系要记下对方姓名(同时告知你的姓名),需再打电话弄清疑点应找同一人
B. 首先要了解火车运行时间,上司对铺位的要求
C. 如果预订需要有保证,应事先申明,如果想取消预订,也要在结帐之前打电话
D. 不一定要弄到确认旅馆预订的传真或其他书面形式的证明
48.文员协助举行宴会时,不用考虑 ( D)
A. 宴会的形式与气氛 B. 交通是否方便 C. 有无停车场 D. 有无休息室
49.以下关于说话的要领中,哪一项不适宜 ( B)
A. 语句要简短 B. 由过程先说
C. 利用重复的效果 D. 说话时考虑时间、地点、场合、对象因素,使用模糊语言
50.将同文多页沿边取齐后均匀错开,从首页到末页,在页边加盖一完整公章,可以证明文件各页确实是同时形成,以杜绝日后篡改之嫌疑,这是 ( A)
A. 骑边章 B. 封存章 C. 骑缝章 D. 证见章
51.以下关于投影机的使用哪一项是不适宜的 (D )
A.安置窗帘遮挡室外光线 . B.与其他设备正确连接
C.选择复印倍率来决定复印纸尺寸 D.应设置电脑的桌面屏幕保护功能
52.文员在进行办公室布置时,以下哪些行为是不适宜的 ( C)
A.准备一些敞开的文件夹,贴上相应的标识条
B.办公桌抽屉物品要摆放整齐,不要放得太满且要经常清理
C.较大的物品放在稍高于眼光平行的层面上,用标签贴在各种物品的下方
D.下班前要整理好自己的办公桌,把文件、资料收藏好以免丢失和泄密
53.以下关于录音机的使用哪一项是不适宜的 (A )
A. 录音时需将监听开关至于“ON”位置
B. 想保存录制好的内容,可将磁带盒两侧的防抹片除掉
C. 机内话筒录音,注意最佳录音距离为30—150厘米
D. 录音时要防止杂音混入,可采用传输线录音
54.文员必须管理好自己的时间,以下利用时间的行为中哪一项是不适宜的 ( C)
A. 定好目标,把想做或需要做的事情写下来
B. 尽量控制外来干扰,把重要工作安排在安静、有效的时间段里去做
C. 每天把工作安排得超出工作时间,给自己压力
D. 对每一项工作作出安排,定好最后期限
55.以下接打电话的行为中,哪一项是不适宜的 ( C)
A.电话机旁随时放着电话记录单或便笺和笔,一有留言就能立即记录
B. 文员离开办公室时,要安排别人替你接电话
C. 应随时使用手机在飞机上、饭店里、大剧院等进行联系
D. 如果已经回电,但没打通,切记要再联系
56.以下关于确认上司日程安排计划的行为中,哪一项是不适宜的 ( A)
A. 以电话方式决定面谈或开会的重要预定计划,不用再以书面形式确认
B. 上司和文员必须在周末核对下周的行动计划,每天早上核对当天的行动计划
C. 如果会议的主办者是上司,就要确认(至少在举办日的二、三天前)会议室
D. 会议、面谈所必须的文件及资料,要在前一天就准备好
57. 文员应该为上司的商务旅行作许多准备工作,以下哪一项是不适宜的 (B )
A. 准备旅行计划和旅馆信息 B. 代替上司制定约会计划
C. 为商务洽谈收集资料 D. 把上司商务旅行时需要带的行李列出清单
58.以下关于交际礼仪的举止行为,哪一项是比较适宜的 (D )
A. 用后跟着地走路
B. 正式场合,女性文员的双腿可交叠翘成二郎腿
C. 男性在任何场合都可戴着手套握手
D. 穿着短裙的下蹲姿势,应跨前半步后腿虚跪,上身保持挺直,蹲下时慢悠悠地弯下腰
59.以下说明宴会的种类与形式的内容,哪一项是正确的 (C )
A. 鸡尾酒会一般以邀请夫妇同时出席为好
B. 茶会对茶叶和茶具的选择比较讲究,一般在餐厅举行
C. 工作餐是非正式宴请形式,早、午、晚举行均可
D. 午宴一般不设固定席位,以便于客人社交
60.上司决定参加某个会议时,文员不应该 ( A)
A. 只在便笺上写好会议名称
B. 除了送来的资料外,也必须收集其他上司有必要的资料
C. 如果是第一次前往的公司外的地点,要先了解场地情况和交通所耗费的时间
D. 和上司先充分沟通,避免在会议进行中临时以电话联系的不便
二、 判断题
1. 办公室环境布置的目的之一是为了建立挡驾制度。 V
2. 没有两位办公室人员一天的工作内容是完全相同的,但像核对文员的日志与上司的日志的事项是否一致则是典型的工作。 V
3. 文员第一次做一项工作时应该快一些,如果错误可以再做一遍。 X
4. 文员传达上司信息时,可以把上司的话语加多或减少,以个人的口吻把话转达。X
5. 在阳光明亮的教室和会议室内使用投影机,效果不受影响。 X
6. 文员对报纸和杂志的处理,可以挑出上司喜欢的报纸和杂志放在他的办公桌上,其他的放在报刊架上供大家阅读。 V
7. 男女之间,男士先伸手了,女士才能与之相握 。X
8. 英美国家习惯,文员接待来访者,应该站起来与来访者讲话, X
9. 如果会客室的门是拉开的,文员进入会客室后,才能让客人进入。 X
10. 介绍地位相同的人时,应按照到职的先后,先介绍新进的职员;若同时到职,就先介绍年纪较轻的人。 V
11. 办公室环境布置的目的之一是为了有利于保密工作。 V
12. 小办公室的优点是节省空间,空气流通,联系方便。 X
13. 文员应有效利用时间,可以把重要工作如写报告等与其他工作安排在一起去做, X
14. 对于紧急而重要的事,文员应作书面请示,留档备查。 X
15. 文员在接听电话时,如果投诉者无端辱骂,可把他使用的字眼写下来,以做证据,再慢慢地向他解释:“邓先生,如果你一直说脏话,我就没有办法再跟你谈下去了。”V
16. 无论是什么样的文本和图表几乎都能通过传真发送,因而文员传递信息应首选传真X
17. 上下级之间握手,下级先伸手后,上级才能相握;X
18. 女性文员应留短、薄式的发型,以免妨碍工作。V
19. 如果两位来访者均未预约,应该按照先来后到的原则引见给上司。X
20. 文员对于在值班期间发生的重要情况,可以等交接班后再报告上司。X
21. 办公室的灯光照明要避开自然光,最好用人工灯光。X
22. 文员应避免不必要的通信和邮寄,尽可能把频繁的联系集中起来分批进行。V
23. 文员在工作时间如需要补妆,应随时随地进行。X
24. 如果会客室的门是推开的,文员应先小步走进会客室,等客人进入后,再轻轻关上门。V
25. 文员作介绍,应先介绍地位高的人,再介绍地位低的人。X
26. 假如上司不准备参加某个会议,应立即将会议通知丢掉,以免干扰其他事情。X
27. 代表会议依法定期召开,与会代表必须达到法定人数方为有效,因此文员应仔细核对出席人数。V
28. 文员对支票管理要谨慎,支票簿与印章应该一同锁入抽屉。X
29. 交际应酬要讲求时效,若时机错过再来补救,不但无法表达诚意,还会破坏彼此关系。V
30. 不要在酒宴上评论或附和别人对某人的议论,也不可评论菜肴的优劣。V
31. 文员作介绍,若年龄、地位都相同,应从较亲近的人开始介绍。 (V )
32. 如果是你主持会议,则要做好笔记并把每次会议纪要的打印件存放进一个会议文件夹,如果以后出现问题,可以查看笔记,证实某一天你曾给某人安排了某件工作等(V )
33.如果不小心发生日程安排计划重复的情形,就要排定能够动用的空挡,自己决定优先顺序。 ( X )
34.文书部门立好的案卷,必须逐年移交给档案室集中保管,称为“归档”,有归档范围和要求,但没有期限。 ( X )
35.要发问或有意见时,应该等上司说完话之后再发问,可以提出自己的看法。如果上司不加采用,应说服上司。 (X )
36.如果要拒绝别人,最好是依照自己和对方的人际关系程度,分别使用表示方法,以避免因为拒绝而发生不必要的困扰。 (V )
37.宴请的菜谱应符合对方的饮食习惯,但必须有反映我国传统风味的土特产品,如茅台等烈性酒。 ( X )
38.如果上司一年之中交往很多,但很难记住每一个人和每一次见面的情况,文员应把有关资料输入电脑,准备交往提示文件。 ( V )
39.假如对方所要求的日期已经被预约,除非有相当的确认,文秘人员切不可独断地拒绝,应该问明上司的意思,因为或许那是件必须取消原定约会的重要事情。 ( V )
40.为来自外地的与会者安排宾馆住宿,最方便的安排是在同一家宾馆为与会者预定房间,只要弄清有多少人数即可。 (X )
41. 文秘人员对上司主要工作的辅佐主要有提神醒脑的服务、私事方面的协助、财物管理及其他活动。 (V )
42. 凡是单位撤消,原公章应立即停用,不用通知有关单位。 (X )
43. 值班人员要认真填写值班接待登记表或值班日志,直接解决不了的问题要报请领导批示或转交有关部门处理。 ( V )
44. 档案是指使用过的、文件中所指事情已经办理完毕、具有保存价值的文书。 (X )
45. 办公室人员值班工作的制度有交接班制度、请示报告制度和安全、保密制度,但没有岗位责任制度。 ( X )
46. 合适的话题可以有双方都感兴趣的、有共同利益的话题、比较高雅的话题和夸耀自己的话题。 ( X )
47. 受到直属上司以外的指派时。假如是文员自己能够安排办理,而且不会影响到直属上司所指示的工作就可以接受,否则要向直属上司请示后再作决定。 ( V )
48. 宴请的请柬一般要提前一至二周发出,以便客人及早安排,已经口头约定的就不要补发请柬了。 ( X )
49. 无论何种礼服都应考虑宴会的地点、时间、形式而定。请帖上指定打“黑领结”,便表示穿无尾正式礼服。 ( V )
50. 拜访长辈或地位较高人士时,可先请人递上你的名片,以作通报。 ( V )
51. 同时介绍很多人时,可从右至左,按顺序介绍。 ( V )
52. 如果文员要找的人是一位比上司地位高的人或尊长,你跟对方的文员说完之后就应该叫上司接过电话,告诉上司要找的人马上就会来听电话,让上司直接与对方通话。(V )
53. 文员代替上司传达不利消息时,因为当这个信差很困难,所以要拖到最后一刻行动。因为上司震怒,自己转达口信的语气也应该变成上司的语气。 ( X )
54. 当上司要求文员协助私人事务时,就把它当作是上司利用文员下属同事的关系来协助他解决私人的事务。 ( V )
55. 介绍信的正本和存根必须一致。可以出具空白介绍信。 ( X )
56. 面对突发事件,值班人员有时在领导人未指示前就要采取临时应急措施。 ( V )
57. 注办是指文秘人员在《文件处理单》上或文尾的*角*明公文办理的结果。 ( V )
58. 即使客观形势发生变化,也不应变更档案的密级、期限。 ( X )
59. 女性文员坐下后,臀部在椅子上只坐三分之二,后背离椅背有一个拳头大小距离。( V )
60. 文秘人员对上司支票往来管理要谨慎小心,支票簿与印章应该一起收藏,以避免被盗用冒领。 ( X )
三、 简答题
1.简要说明受意方法。-----(1)善于领会上司意图,不要曲解上司意图;
(2)备好记录本,记录下指示要点;(3)注意倾听,用心判断指示的用意;(4)必要时可以提问,直至明了意图为止,但不要打断谈话;(5)如有不同意见,可以公开提出,但要言之成理,并要注意方式、态度;(6)接受指示后,要不失时机地贯彻实施。
2. 公文的完全格式包括哪几项?------ (1)版头,发文字号,印刷顺序号;(2)密级,紧急程度;(3)签发人姓名;<4)公文标题;<5)主送机关;<6)正文,附件;(7)发文机关,成文日期,机关印章;<8)注释,阅读(发送)范围;<9)主题词;(10)抄送单位,印发说明。
3. 完整的会议记录应该包括哪些事项?------(1)会议名称;(2)会议记录人的姓名、盖章;(3)时间(开始时间,结束时间);(4)会议地点;(5)议题;(6)主持人、主席;(7)出席者名单;(8)会议的经过情形及结论;(9)相关的资料;(10)下次会议预定日期。
4. 简要谈谈说服别人的基本要领。------让对方接受自己的看法而没有勉强的感觉;用语言和态度去打动别人;清楚的知道最想说什么;了解并研究对方的立场和意向;以诚恳的态度为对方着想而发言。
未完
基层工会文书档案立卷归档制度有哪些内容?
第一章总则
第一条本制度以加强本公司工会文书立卷工作为目的。
第二条归档的文件材料必须按年度立卷,公司工会在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料,都必须按照本制度的规定,分别立卷归档。
第三条公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后应及时交给专(兼)职文书人员归档。档案管理人员工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚,不得擅自带走或销毁。
第二章文件材料的收集管理
第四条坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专(兼)职文书人员,负责整理本部门的文件材料,并保持其稳定性。若有人员变动应及时通知档案室。
第五条凡本公司工会发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由办公室统一收集管理。
第六条几个部门参与办理一项工作,在这样的工作活动中形成的文件材料,应由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。
公司工会工作中外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报旅费时,必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续,档案室签字认可后才可向财务部门核报旅费;
本公司工会召开会议,由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续,经档案室签字认可后财务部门才给予报销会议费用。
第七条各部门专(兼)职文书的职责。
了解本部门的工作业务,掌握本部门文件材料的归档范围,收集管理本部门的文件材料;
认真执行平时归档制度,对本部门承办的文件材料及时收集归卷,每年的三月份前应将归档文件材料归档工作做好,并向档案室办好交接签收手续;
承办人员借用文件材料时,应积极地提供利用,做好服务工作,并办理临时借阅登记手续。
第三章归档范围
第八条重要的会议材料,包括:会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。
第九条上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。
第十条本公司工会对外的正式发文与有关单位来往的文书。
第十一条本公司工会的请示与上级机关的批复。
第十二条本公司工会反映主要职能活动的报告、总结。
第十三条本公司工会的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。
第十四条信访工作材料。
第十五条本公司工会与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
第十六条本公司工会干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。
第十七条本公司工会职工劳动、工资、福利方面的文件材料。
第十八条本公司工会的发展历程、重大事件及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
第四章平时归卷
第十九条各部门都要建立并健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料,由专(兼)职文书集中统一管理。
第二十条各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务,编制平时文件材料归卷使用的“案卷类目”。“案卷类目”的条款必须简明易懂,序号明确。
第二十一条公文承办人员应及时收集并整理将办理完毕或经领导人员批存的文件材料,送交本部门专(兼)职文书归卷。
第二十二条专(兼)职文书人员应及时将已归卷的文件材料,按照“案卷类目”条款,放入保存文件的夹内“对号入座”,并在收发文登记簿上注明。
第五章立卷
第二十三条为统一立卷规范,保证案卷质量,立卷工作应由相关部室兼职档案员配合,档案室文书档案员负责组卷、编目。
第二十四条案卷质量总的要求是:遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用。
第二十五条归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
第二十六条在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件,不能将分开存放,文电应合一立卷;绝密文电单独立卷,对于少数与绝密电文有紧密联系的普通文电,可随同绝密文电立卷。
第二十七条不同年度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的请示与批复,放在复文年立卷;没有复文的,放在请示年立卷;跨年度的规划放在针对的第一年立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年,其他文件的立卷按照有关规定执行。
第二十八条卷内文件材料应按不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前、请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其他文件材料按照其形成的规律或特点,应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
第二十九条卷内文件材料应按排列顺序,依次编写序号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角打印页号。
第三十条永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写案内文件目录。填写的字迹要工整。卷内目录放在卷首。
第三十一条有关卷内文件材料的情况说明,都应逐项填写在卷尾的备考表内。若无情况可说明,也应将立卷人、检查人的姓名和日期填上以示负责。
第三十二条案卷封面,应逐项按规定用毛笔或钢笔书写,字迹要工整、清晰。
第三十三条案卷的装订和案卷各部分的排列格式:
案卷装订:装订前,去掉文件材料包含的金属物,对破坏的文件材料应按要求糊裱,字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷,案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。
案卷各部分的排列格式:软卷封面(含卷内文件目录),文件封底(含备考表),以案卷号排列次序装入卷盒,置于档案柜内保存。
第六章附则
第三十四条本制度自印发之日起实施。
基层工会声像档案管理办法
第一章总则
第一条为加强本公司工会的声像档案管理,特制定本办法。
第二条本公司工会的声像档案包括本公司工会在社会实践活动中直接形成的,对国家、社会、公司和公司工会有保存价值的录音、录像、照片、影片等具有文字说明的历史记录。
声像档案一般由两部分组成,即录音带、录像带、摄像带、影片(母片)、照片(含底片)等和文字说明。
第三条声像档案是本公司工会卷宗的组成部分,必须由档案室实行集中统一管理。
第二章声像档案资料的收集
第四条收集范围。
反映本公司工会主要职能活动工作成果的声像资料;
本公司工会有关的各级领导人和著名人物参加的与重大活动的声像资料;
本公司工会有关人员组织或参加的重要会议的声像资料;
其他具有保存价值的声像资料。
第五条收集时间。
声像档案资料应在形成后一个月内与立档部门其他载体形态的档案同时归档;如有特殊情况也可适当延长归档时间;
档案部门应随时收集零散的具有保存价值的声像资料。
第六条收集要求。
录音带、录像带、摄像带、影片、照片(含底片)和文字说明要收集齐全,按时归档并建立归档控制措施。凡未按规定归档的,以防散失,其形成费用不予报销;
接收原版、原件,特殊情况下可接收复制件;
声像资料的内容要真实,底片、原件与影像、复制品要相符。
第七条声像档案资料的征集。
档案部门有责任随时征集重要声像资料。
第八条声像档案的管理,包括分类、组合、排列和编目,要求归档材料系统有序,便于保管和利用。
第九条声像档案的管理由摄录人员负责,档案部门协助。
第十条分类、编号。
照片档案按年代、问题分类。同一类型的照片按时间顺序编号,并填写其底片号。底片在全宗内编流水号。格式:全宗号—流水号;
录音带、录像带、摄像带按年代、问题分类,按内容编号。同一内容分录几盘的应视为一个案卷,属于一个案卷号,然后每盘再依次编排序号;
编注与其他裁体档案相联系的参照号。格式为(档案形态)档号、(档案形态)档号。
第十一条保管期限:应视其内容的重要程度、时间、名称、可靠程度、有效性等因素,确定保管期限。
第十二条文字说明的编写。
文字说明的基本内容包括事由、时间、地点、人物、背景、作者(摄制者)等’
编写文字说明的要求:
准确揭示档案材料的内容,概括其反映的信息,标注项目准确齐全;
按照片的自然张(内容相近的亦可以若干张)编写文字说明。录音带、录像带、摄像带按案卷编写文字说明。其中联系密切的声像资料应辅以文字说明;
文字说明简洁、通顺;
时间用阿拉伯数字表示。
第十三条编制格式。
照片编制采用横写格式:照片、底片号—文字说明—参见号—摄制时间—摄制者;
录音带、录像带、摄像带的编制格式:在盒套上逐项填写要求内容。
第十四条案卷要求。
集中编放具有共同主题内容的若干份声像资料组成的案卷;
卷内目录:照片、底片以自然张为单元填写卷内目录;录音、录像带、摄像带以盒为单元填写卷内目录;
卷内备考表。用于说明卷内声像材料的整理、变动情况。
第十五条编目。
编排声像档案的目录要依照GB37925-85《档案、著录规则》进行。
第三章声像档案的保管
第十六条声像档案入库前要进行检查,对已被损坏的,要进行必要的技术处理。
第十七条保管条件。
底片、胶片库温度应保持在13~15℃之间,相对湿度应保持35%~45%;
照片库温应保持14~24℃,相对湿度应保持375%~675%;
录音、录像带库温应保持18~24℃,相对湿度应保持40%~60%。
第十八条底片册、录音、录像带、摄像带应立放,磁带库必须避开30奥斯特以上的磁场,磁带盒与盒的间距不小于3毫米;铁皮柜不宜存放磁带。
第十九条对库存的照片档案,每两年要检查一次。
第二十条归档保存的声像档案,任何人不得私自撤销、抽出、清洗、消磁和涂改;销毁声像档案必须经过鉴定,征得归档单位同意,报经主管领导审批,登记注册。
第二十一条建立健全声像档案统计制度,做好声像档案的统计工作,如收进、移出、库存数量、保管情况、提供利用及效果等。
第四章声像档案的开发利用
第二十二条编制声像档案目录、卡片等检索工具,以使利用更方便。
第二十三条建立声像档案借阅、利用制度,严格审批手续,以声像档案的机密程度决定其利用范围。
第二十四条声像档案原版一般不得借出档案室之外。如有特殊需要,经主管领导批准后,方可限期外借。利用率高的声像档案可将复制件外借;外单位借用或复制声像档案,由档案室负责办理,并按有关规定收费,实行有偿服务。如在借用中造成损坏,则由借用单位负责赔偿。
第二十五条在不影响保密的前提下,各单位可利用声像档案举办报告会、展览会,编辑综合性或专题性画册、资料片等,积极开发利用现存的声像档案。
第五章附则
第二十六条本办法经核准后实施。
文书归档制度的内容是什么?
文书归档制度的内容是什么?
答: 一、文书档案归档原则
本处在各项工作活动中,凡是已办理完毕的、具有保存价值的 各种文件、材料,以及获得的各类证书、奖物等,均应及时按规定 移交处综合档案室,归档保存。
二、文书档案归档范围
1、凡是本处形成的正式文件(包括:正文、附件、底稿)和合 同契约均应归档保存。 2、本处及各基层单位、机关科室的各项工作安排、计划、总结、 规定、制度、调查研究材料等。 3、本处会议(包括:党委会、处务会、安全办公会、党政联席 会;以及党代会、职代会、工会会员代表会、团代会等)材料(包 括:会议记录、会议纪要、工作报告、领导讲话、各类材料和决议 等) 。 4、干部、党员、职工花名册及年报、工资年报、财务预决算等。 5、具有保存价值的收电和发电。 6、具有保存价值的上级来文(包括针对我处的或我处需要参照 执行的) 。 7、参加上级机关召开的会议人员带回的材料。 8、未经办公室收发文登记的其他具有保存价值的文件。 9、凡我处获得的上级颁发的各种证书和奖状、奖杯、锦旗等及 外单位赠送的贵重礼物均应归档保存。 10、组织机构变更后作废的旧印章,也应归档保存。 11、在工作中形成的特殊载体(包括:录像带、录音带、底片、 照片、磁盘、缩微胶片、光盘等)也应归档保存。
三、归档时间
一般在第二年 1~3 月份,由有关部门向处综合档案室办理归档 移交手续,特殊情况可适当延期。
四、归档要求
1、凡本处形成的文件,必须一式两份连同底稿一并归档。 2、 凡需要归档的文件材料的底稿和签批一律用碳素墨水或黑墨 水书写。 3、凡属于归档范围内的文件材料或实物,由承办人员书列清单 送交综合档案室,经档案人员当面核对无误后,双方签字或盖章, 各存一份清单。 4、档案管理人员要根据档案整理工作的原则和分类方法,对接 收的文件材料或实物进行整理立卷归档,一般情况要在六月底前完 成此项工作。
文书立卷归档管理制度是什么
(一)总则第一条 根据邮电部《邮电文书立卷归档办法》为加强本公司文书立卷工作,特制定本制度。
第二条 归档的文件材料必须按年度立卷,本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料,都要按照本制度的规定,分别立卷归档。
第三条 公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时交专(兼)职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚,不得擅自带走或销毁。
(二)文件材料的收集管理
第四条 坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专(兼)职文书人员,负责管理本部门的文件材料,并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案室。
第五条 凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由办公室统一收集管理。
第六条 一项工作由几个部门参与办理,在工作活动中形成的文件材料,由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。
1.公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时,必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续、档案室签字认可后财务部门才给予核报差旅费。
2.本公司召开会议,由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续,档案室签字认可后财务部门才给予报会议费用。
第七条 各部门专(兼)职文书的职责:
1.了解本部门的工作业务,掌握本部门文件材料的归档范围,收集管理本部门的文件材料。
2.认真执行平时归档制度,对本部门承办的文件材料及时收集归卷,每年的三月份前应将归档文件材料归档完毕,并向档案室办好交接签收手续。
3.承办人员借用文件材料时,应积极地提供利用,做好服务工作,并办理临时借用文件材料登记手续。
(三)归档范围〖HT〗
第八条 重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。
第九条 上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。
第十条 本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。
第十一条 本公司的请示与上级机关的批复。
第十二条 本公司反映主要职能活动的报告、总结。
第十三条 本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。
第十四条 信访工作材料。
第十五条 本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
第十六条 本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。
第十七条 本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。
第十八条 本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
(四)平时归卷
第十九条 各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料,由专(兼)职文书集中统一保管。
第二十条 各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务,编制平时文件材料归卷使用的“案卷类目”。“案卷类目”的条款必须简明确切,并编上条款号。
第二十一条 公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料,收集齐全,加以整理,送交本部门专(兼)职文书归卷。
第二十二条 专(兼)职文书人员应及时将已归卷的文件材料,按照“案卷类目”条款,放入平时保存文件卷夹内“对号入座”,并在收发文登记薄上注明。
(五)立卷(案卷质量要求)〖HT〗
第二十三条 为统一立卷规范,保证案卷质量,立卷工作由相关部室兼职档案员配合,档案室文书档案员负责组卷、编目。
第二十四条 案卷质量总的要求是:遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用。
第二十五条 归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
第二十六条 在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件,分别立在一起,不得分开,文电应合一立卷;绝密文电单独立卷,少数普通文电如果与绝密文有密切联系,也可随同绝密文电立卷。
第二十七条 不同年度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的请示与批复,放在复文年立卷;没有复文的,放在请示年立卷;跨年度的规划放在针对的第一年立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年,其它文件的立卷按照有关规定执行。
第二十八条 卷内文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成规律或特点,应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
第二十九条 卷内文件材料应按非列顺序,依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角背面的左上角打印页号。
第三十条 永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写的字亦要工整。卷内目录放在卷首。
第三十一条 有关卷内文件材料的情况说明,都应逐项填写在备考表内。若无情况可说明,也应将立卷入、检查人的姓名和时期填上以示负责。备考表应置卷尾。
第三十二条 \pnb0案卷封面,应逐项按规定用毛笔或钢笔书写,字迹要工整、清晰。
第三十三条 案卷的装订和案卷各部分的排列格式:
案卷装订。装订前,卷内文件材料要去掉金属物,对破坏的文件材料应按裱糊技术要求托裱,字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷,案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。
第三十四条 案卷各部分的排列格式:软卷封面(含卷内文件目录)一文件一封底(含备考表),以案卷号排列次序装入卷盒,置于档案柜内保存。
第三十五条 本制度自印发之日起实施。
以上就是关于文书立卷的归档制度包括三个方面相关问题的回答。希望能帮到你,如有更多相关问题,您也可以联系我们的客服进行咨询,客服也会为您讲解更多精彩的知识和内容。
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