杭州商业会议策划步骤（杭州商业活动策划方案）

大家好！今天让创意岭的小编来大家介绍下关于杭州商业会议策划步骤的问题，以下是小编对此问题的归纳整理，让我们一起来看看吧。

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本文目录:

• 1、如何进行会议会展策划流程安排

• 2、活动策划书步骤流程

• 3、会议策划包括哪些基本内容

• 4、如何组织大型会议

一、如何进行会议会展策划流程安排

会展策划流程分析一共分为六点：包括市场调研，策划方案的撰写，培训，材料制作，展台布置，相关服务，活动评估。

会展策划流程一：对企业进行有针对性的市场调研

收集有关本项目的各种资料，包括文字、图片以及录像等活动资料。对收集的资料要分类编排，结集归洞御轮档。

会展策划流程二：制定详细完整的会展策划方案。

确定会展的目标市场，会展的规模，展品的选择，评估观众数量的多少和 展览面积的大小以及参展的费用预算。

会纳信展策划流程三：实施前的培训。

让全体的实施工作人员理解策划方案精神，熟悉策划方案要求，掌握实施方案的工作、方法、步骤和技巧。

会展策划流程四：印刷材料的设计制作。

利用会展的会刊、展前快讯、媒体报道等手段来进行前期宣传，扩大企业的影响力，吸引更多的目标客户。

会展策划流程五：展台的布置及展示。

设备的调试安装，展台的人员配备。

会展策划流程六：相关的会展服务。拆槐

根据参加会议者的具体情况以及人数多少安排相应的车辆；根据参会人员的喜好，预定各种形式的餐会，推荐不同的用餐地点；根据参会人员的喜好，为您设计不同的休闲方式，设计专门的旅游线路，介绍下榻酒店附近的娱乐设施。

会展策划流程七：做好对活动的评估。

开好总结会，做好善后公关工作。

二、活动策划书步骤流程

相信很多人在工作或者在学校里做活动策划方案的时候都会很头疼，活动策划书步骤是怎么样的？下面是我整理的活动策划书步骤，欢迎大家阅读！

1、接洽流程

项目的接洽，包括前中后期，从前期初步的接触了解需求，到方案的提议修改，再到最后的定案汇报，都要做好准备，流程分别如下：

（1）初步接洽，明确意图意向

在初步接洽客户的阶段，相当于我们平时说的去谈客户了，因此我们需要准备好公司的宣传册、PPT、宣传片等相关的资料，并且要展示公司的优势和资源，以及活动的经验和案例。

在洽谈的时候，我们要有意识的去了解客户公司是干嘛的，其公司品牌调性是怎么样的，这次的活动项目想要用什么方式达到什么目的。公司又有多少预算去做个事情，想要达到怎么样的规模效果，是否已有初步的想法构思等等，这些信息都是为后续的初步方案构想做准备。当然还有很重要的还是搞清楚对方公司参与此项目的关键人物还有合作意向，毕竟要是遇到一些骗稿骗方案的公司的话那就真的是浪费青春了。

（2）细节洽谈，反复沟通

后续的洽谈中，需要强调我们公司有什么资源可以配合进来，有什么案例可以借鉴参考（毕竟更加直观的让客户找到他们想要的东西），其实就是避免客户不知道自己想要什么。在这个阶段活动的初步框架就要做出来了，什么样的主题，用什么形式展现都要开始明确，因为不定下来，后续一改起来，所有的东西都要改。

如果在前期沟通的时候，我们公司在有条件的情况下，可以提供2—3稿的初步架构供客户选择，看客户的倾向性，明确活动目的的重点难点，并且为客户缩短范围，继而讨论出客户对活动的具体要求和建议。

（3）项目汇报，最终确认

在根据客户意见修改调整后的方案（包括策划部分、宣传部分、执行部分、详细预算），我们就要去最终的提案了。我们要穿好战袍，准备好汇报用的电脑、投影仪、PPT、翻页笔、方案打印输出成册。安排好现场提案时的人员分工，比如谁进行汇报，谁进行答疑，谁做决定等等。

注释：合同什么时候签订和打款，这就要取决于我们跟客户怎么谈的了，比较稳当的情况是先签合同确定合作再做完整提案，当然也有很多大客户的是需要供应商比稿的，这样提案时需要相对的完整一点，而后再确认合同的条款和签订合同。

2、策划流程

这里的策划流程介绍，不按一般的找资料、头脑风暴、定主题、做效果图、明确预算诸如此类的工作项来分，按我们实际工作阶段来分，我觉得这样在整体项目管理的角度去看会清晰一点。

（1）首次策划会议

项目的首次策划会议，主要是以对接客户的AE（客户主任）或AM（客户经理）牵头，准备好客户简报（关于项目需求和客户的介绍），让活动部的负责人带领其部分的策划和执行统筹参加。

会议上在了解了项目的需求和相关背景之后，先讨论明确这个项目是否值得跟进，毕竟有些客户预算很少，却恨不得要上天的，很难搞。觉得可以去做的，再往下讨论活动的概念和表现形式。会后，活动策划和执行统筹就需要先做一个初步的策划案出来了，并一层层地向公司内部先报上去，可以了再让负责客户的同事跟客户进行沟通。

（2）初期协调会议

在AE/AM和客户沟通之后，根据客户的意见确定了基本的方向，接下来就要组织公司内部各职能同事进行协调了，例如活动部负责人、策划、执行、制作、设计师、媒介、信息专员（这个岗位是做类似于报名人员登记、信息整理等行政类工作）。

会上，需要落实策划案的大致框架、表现形式和内容设计，在预算范围内明确基本的成本，讨论出宣传的渠道和重点。

会后，策划就要协调执行、制作、媒介等同事把方案的初稿做出来（要包括策划方案、宣传方案、预算方案），然后把内容给到设计师进行包装（要给方案穿战袍了）。

（3）细节协调会

细节协调会是最重要的阶段之一了，这个阶段除了前期参与的人员要参加之外，还需要部门的总监或公司的领导参加。会上要明确表达客户的意见，让方案更加的精准和适用，并且需要把方案的内容和执行细节确定下来，如果是有相关关系的客户那么公司的领导就会在这时提出一些贴切实际的意见。会上要把现场的效果图、宣传方案、物料方案、预算方案（成本和报价）都需要呈现出来，并且在会上敲定。

会后，策划需要协调各环节的同事对策划执行方案进行定稿，如活动内容、执行流程、人员分工、宣传计划、整体预算等，并且落实执行工作组的分工和安排。而后AE/AM拟定合作协议，并且协同公司的制作统筹联系外包的供应商，如印刷制作、场地、布场、会务、演艺、拍摄等。

（4）执行工作协调会

此会议的开启证明已经明确合作了，至少需要是在合同签订后进行的，各个需要执行配合的同事都需要参加，包括合作的供应商。在会上，需要把定稿的方案进行详细的讲解，并且把活动项目进行一项一项的分解（WBS工作结构），把工作安排时间表（甘特图）展示出来，并把各部分工作单独列出工作安排，让每位同事明确知道其分工安排。

会后，项目已正式立项了，负责此项目的项目经理需要把控整体的执行节奏，并安排同事落实各项资源、外包、人员等。

3、管控流程

管控工作在无论什么类型的项目中，都属于最重要的流程部分，因为一个项目无论多平平无奇或者是多优秀，如果没法顺利自行，一切都成空。

（1）时间管控

活动进行的时间如果不是因为不可抗力因素，一般都是不会更改的，时间的'管理必须按照活动最终举办的时间进行逆推，确保每一项工作都在合理范围内的时间节点里进行安排，并且把控。

（2）供应管理

合作的供应商要靠谱，毕竟外包部分有很多事情不是在自己的手里进行，很容易一个不留神就出了岔子。在活动执行过程中会涉及到衣食住行、接待、印刷制作、布置、舞台、音响、道具、拍摄录制等等的事项。项目负责人需要对供应商作出有效的管控，避免出差错。

（3）人力管控

涉及到项目活动的人员，无论负责事项的大小，无论是内部外部的人员，都要做好人员的管理，每个人都知道他们的职责、职能是什么，甚至包括嘉宾、志愿者等。

4、标准管控工具（WBS工作结构、甘特图表时间进展安排）

（1）任务

把整体活动各项工作分解成一个个的细化任务，以便明确清晰落实。

（2）时间安排

对每个任务的安排都要明确什么时候开始，什么时候要完成。

（3）顺序

对每项任务进行先后顺序的排列。

（4）节点

活动的整体进展情况都需要监控，搞清楚每个节点都要明确完成哪些重点工作。

（5）分工安排

每一个任务都要有对应的责任人，每一个节点情况出问题，对应的负责人需要立马去解决。

5、活动策划书范文

一、当令：庆典活动有一个当令举办问题。

选择好机会可觉得典礼增色不少、加强整场活动的结果。

如企业庆典活动凡是要把企业成长机会、市场效益机会连系起来考虑使庆典活动与市场推广机会相契合。

有些典礼的活动什么时候是固定的如：节日、纪念日等，这些庆典一般只能提前不克不及推后。

有些庆典则要选择机会。

如开业、完工、启动等典礼，除了要筹备好以外还要考虑有关主要带领、嘉宾可否出席、天气及前后节庆环境等身分。

二、适度：庆典活动是一种礼节性活动。

我国当局有关部分已作出划定：要严酷节制当真执行庆典活动申报审批轨制。

同时要有精品意识，典礼过多、过滥会影响庆典活动的质量和结果。

典礼的规模、形式还要与单元实力、项目规模、场地巨细、地舆位置等环境相合适，工程不大却弄一个特大规模的庆典只会弄巧成拙、被沦为笑柄。

三、盛大：典礼是一种强烈热闹持重的典礼需要必然的盛大强烈热闹水平。

如许既可以鼓舞人心又可以扩大影响。

在现场安插、形式选择、法式放置等环节多下功夫，尽力营造盛大、强烈热闹、欢庆、协调的氛围。

同时还要力图形式新奇具有创意。

一般化的庆典活动无法留给人深刻印象也不成能取得难忘的颤动结果。

四、俭仆，庆典活动既要盛大强烈热闹又要简单务实。

从规模、规格上要严酷节制邀请人员的级别、数量要恰当不克不及一味追求“高、大、全”。

在项目、法式上尽量从简，可以省去的一些环节和形式该当果断去失落。

典礼也要奉行“少花钱多处事”的原则不克不及摆排场讲豪阔铺张华侈。

五、当然是庆典策划。

首要包含确定宾客及发放请帖以及宾客的构成。

总之，发放请帖尽量提前一周，然后再进行德律风简直认。

六、就是设计庆典活动法式。

首要是先主持人公布开典，然后攻略宾客同时由组织的主要带领或宾客代表讲话，最后就是放置参不雅活动，或者邀请主要宾客留言或提字。

再次，就是落实致辞人和剪彩。

剪彩长短常主要的一项，凡是是选择组织最高负责人，客方为年高德劭的知名人士进行剪彩。

最后，庆典公司必然是要放置好活动的欢迎工作的。

这一点给大家的建议是对所有宾客都应热情欢迎，耐烦办事。

一些主要的宾客就需方法进行亲自的接见办事。

三、会议策划包括哪些基本内容

一、会议厅耐策划的流程

问清楚会议主办方的想法、目的、预算方方面面的信息，通过收集这些信息雹伏唯将避免下一步的会议策划构思偏离方向。

确认一个有经验的项目负责人，想源培清楚会议策划的步骤、时间推进节点、人员的分工。

会场的选择，直接关系到会议的风格、形式、规模、预算和档次，这也是随后进一步策划方案的基础，选择一个能让会议组织者和与会者都能满意的会议场所非常重要。二、会议策划意向书（一）预算

（三）签到与入住安排

如果是小型商务会议，签到相对简单，仅仅是名录登记。但如果是大型会议或者展览，那么签到就是一项复杂的工作。通常情况下，会议的签到与住宿安排连在一起。

（四）餐饮安排

会议通常统一安排餐饮。餐饮安排通常有两种形式——自助餐或者围桌餐。类别有中式、西式及清真系列。

四、如何组织大型会议

1、确立会议的主题

每一个会议都需要提前定好整个的主题，比如，西瓜树元引擎峰会这种，主题就很明确，这也是为了定位好听众和参与人员，确定参会的人员是哪些，这些信息都能帮助你做好这场会议的目标准备。

2、选择场地

根据你的规模选橘虚租择好你的场地，并且多准备几家，都去誉升体验之后，再圆兆做决定

3、市场营销

大多数情况下，活动组织者都会有一大笔预算用于活动的推广，比如在各个渠道商来宣传活动，那么广告这块需要格外注意，这也是最有挑战的部分

4、与赞助商合作

邀请一些赞助商参与活动可以帮助会议更好的启动并且削减你的成本，赞助商同样也会帮助你做一些市场推广。

5、联络嘉宾

邀请一些有名望且有实力的演讲者是非常重要的

6、会议日准备，签到，接待，反馈

在会议开始前一天，你需要检查一切环节以确保会议能正常进行

以上就是关于杭州商业会议策划步骤相关问题的回答。希望能帮到你，如有更多相关问题，您也可以联系我们的客服进行咨询，客服也会为您讲解更多精彩的知识和内容。

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