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杭州大型会议策划步骤图（杭州大型会议策划公司）
发布时间：2023-04-17 21:18:30
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大家好！今天让创意岭的小编来大家介绍下关于杭州大型会议策划步骤图的问题，以下是小编对此问题的归纳整理，让我们一起来看看吧。
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本文目录:
一、如何进行会议会展策划流程安排
会展策划流程分析一共分为六点：包括市场调研，策划方案的撰写，培训，材料制作，展台布置，相关服务，活动评估。
会展策划流程一：对企业进行有针对性的市场调研
收集有关本项目的各种资料，包括文字、图片以及录像等活动资料。对收集的资料要分类编排，结集归洞御轮档。
会展策划流程二：制定详细完整的会展策划方案。
确定会展的目标市场，会展的规模，展品的选择，评估观众数量的多少和 展览面积的大小以及参展的费用预算。
会纳信展策划流程三：实施前的培训。
让全体的实施工作人员理解策划方案精神，熟悉策划方案要求，掌握实施方案的工作、方法、步骤和技巧。
会展策划流程四：印刷材料的设计制作。
利用会展的会刊、展前快讯、媒体报道等手段来进行前期宣传，扩大企业的影响力，吸引更多的目标客户。
会展策划流程五：展台的布置及展示。
设备的调试安装，展台的人员配备。
会展策划流程六：相关的会展服务。拆槐
根据参加会议者的具体情况以及人数多少安排相应的车辆；根据参会人员的喜好，预定各种形式的餐会，推荐不同的用餐地点；根据参会人员的喜好，为您设计不同的休闲方式，设计专门的旅游线路，介绍下榻酒店附近的娱乐设施。
会展策划流程七：做好对活动的评估。
开好总结会，做好善后公关工作。
二、活动策划书步骤流程
相信很多人在工作或者在学校里做活动策划方案的时候都会很头疼，活动策划书步骤是怎么样的？下面是我整理的活动策划书步骤，欢迎大家阅读！
1、接洽流程
项目的接洽，包括前中后期，从前期初步的接触了解需求，到方案的提议修改，再到最后的定案汇报，都要做好准备，流程分别如下：
（1）初步接洽，明确意图意向
在初步接洽客户的阶段，相当于我们平时说的去谈客户了，因此我们需要准备好公司的宣传册、PPT、宣传片等相关的资料，并且要展示公司的优势和资源，以及活动的经验和案例。
在洽谈的时候，我们要有意识的去了解客户公司是干嘛的，其公司品牌调性是怎么样的，这次的活动项目想要用什么方式达到什么目的。公司又有多少预算去做个事情，想要达到怎么样的规模效果，是否已有初步的想法构思等等，这些信息都是为后续的初步方案构想做准备。当然还有很重要的还是搞清楚对方公司参与此项目的关键人物还有合作意向，毕竟要是遇到一些骗稿骗方案的公司的话那就真的是浪费青春了。
（2）细节洽谈，反复沟通
后续的洽谈中，需要强调我们公司有什么资源可以配合进来，有什么案例可以借鉴参考（毕竟更加直观的让客户找到他们想要的东西），其实就是避免客户不知道自己想要什么。在这个阶段活动的初步框架就要做出来了，什么样的主题，用什么形式展现都要开始明确，因为不定下来，后续一改起来，所有的东西都要改。
如果在前期沟通的时候，我们公司在有条件的情况下，可以提供2—3稿的初步架构供客户选择，看客户的倾向性，明确活动目的的重点难点，并且为客户缩短范围，继而讨论出客户对活动的具体要求和建议。
（3）项目汇报，最终确认
在根据客户意见修改调整后的方案（包括策划部分、宣传部分、执行部分、详细预算），我们就要去最终的提案了。我们要穿好战袍，准备好汇报用的电脑、投影仪、PPT、翻页笔、方案打印输出成册。安排好现场提案时的人员分工，比如谁进行汇报，谁进行答疑，谁做决定等等。
注释：合同什么时候签订和打款，这就要取决于我们跟客户怎么谈的了，比较稳当的情况是先签合同确定合作再做完整提案，当然也有很多大客户的是需要供应商比稿的，这样提案时需要相对的完整一点，而后再确认合同的条款和签订合同。
2、策划流程
这里的策划流程介绍，不按一般的找资料、头脑风暴、定主题、做效果图、明确预算诸如此类的工作项来分，按我们实际工作阶段来分，我觉得这样在整体项目管理的角度去看会清晰一点。
（1）首次策划会议
项目的首次策划会议，主要是以对接客户的AE（客户主任）或AM（客户经理）牵头，准备好客户简报（关于项目需求和客户的介绍），让活动部的负责人带领其部分的策划和执行统筹参加。
会议上在了解了项目的需求和相关背景之后，先讨论明确这个项目是否值得跟进，毕竟有些客户预算很少，却恨不得要上天的，很难搞。觉得可以去做的，再往下讨论活动的概念和表现形式。会后，活动策划和执行统筹就需要先做一个初步的策划案出来了，并一层层地向公司内部先报上去，可以了再让负责客户的同事跟客户进行沟通。
（2）初期协调会议
在AE/AM和客户沟通之后，根据客户的意见确定了基本的方向，接下来就要组织公司内部各职能同事进行协调了，例如活动部负责人、策划、执行、制作、设计师、媒介、信息专员（这个岗位是做类似于报名人员登记、信息整理等行政类工作）。
会上，需要落实策划案的大致框架、表现形式和内容设计，在预算范围内明确基本的成本，讨论出宣传的渠道和重点。
会后，策划就要协调执行、制作、媒介等同事把方案的初稿做出来（要包括策划方案、宣传方案、预算方案），然后把内容给到设计师进行包装（要给方案穿战袍了）。
（3）细节协调会
细节协调会是最重要的阶段之一了，这个阶段除了前期参与的人员要参加之外，还需要部门的总监或公司的领导参加。会上要明确表达客户的意见，让方案更加的精准和适用，并且需要把方案的内容和执行细节确定下来，如果是有相关关系的客户那么公司的领导就会在这时提出一些贴切实际的意见。会上要把现场的效果图、宣传方案、物料方案、预算方案（成本和报价）都需要呈现出来，并且在会上敲定。
会后，策划需要协调各环节的同事对策划执行方案进行定稿，如活动内容、执行流程、人员分工、宣传计划、整体预算等，并且落实执行工作组的分工和安排。而后AE/AM拟定合作协议，并且协同公司的制作统筹联系外包的供应商，如印刷制作、场地、布场、会务、演艺、拍摄等。
（4）执行工作协调会
此会议的开启证明已经明确合作了，至少需要是在合同签订后进行的，各个需要执行配合的同事都需要参加，包括合作的供应商。在会上，需要把定稿的方案进行详细的讲解，并且把活动项目进行一项一项的分解（WBS工作结构），把工作安排时间表（甘特图）展示出来，并把各部分工作单独列出工作安排，让每位同事明确知道其分工安排。
会后，项目已正式立项了，负责此项目的项目经理需要把控整体的执行节奏，并安排同事落实各项资源、外包、人员等。
3、管控流程
管控工作在无论什么类型的项目中，都属于最重要的流程部分，因为一个项目无论多平平无奇或者是多优秀，如果没法顺利自行，一切都成空。
（1）时间管控
活动进行的时间如果不是因为不可抗力因素，一般都是不会更改的，时间的'管理必须按照活动最终举办的时间进行逆推，确保每一项工作都在合理范围内的时间节点里进行安排，并且把控。
（2）供应管理
合作的供应商要靠谱，毕竟外包部分有很多事情不是在自己的手里进行，很容易一个不留神就出了岔子。在活动执行过程中会涉及到衣食住行、接待、印刷制作、布置、舞台、音响、道具、拍摄录制等等的事项。项目负责人需要对供应商作出有效的管控，避免出差错。
（3）人力管控
涉及到项目活动的人员，无论负责事项的大小，无论是内部外部的人员，都要做好人员的管理，每个人都知道他们的职责、职能是什么，甚至包括嘉宾、志愿者等。
4、标准管控工具（WBS工作结构、甘特图表时间进展安排）
（1）任务
把整体活动各项工作分解成一个个的细化任务，以便明确清晰落实。
（2）时间安排
对每个任务的安排都要明确什么时候开始，什么时候要完成。
（3）顺序
对每项任务进行先后顺序的排列。
（4）节点
活动的整体进展情况都需要监控，搞清楚每个节点都要明确完成哪些重点工作。
（5）分工安排
每一个任务都要有对应的责任人，每一个节点情况出问题，对应的负责人需要立马去解决。
5、活动策划书范文
一、当令：庆典活动有一个当令举办问题。
选择好机会可觉得典礼增色不少、加强整场活动的结果。
如企业庆典活动凡是要把企业成长机会、市场效益机会连系起来考虑使庆典活动与市场推广机会相契合。
有些典礼的活动什么时候是固定的如：节日、纪念日等，这些庆典一般只能提前不克不及推后。
有些庆典则要选择机会。
如开业、完工、启动等典礼，除了要筹备好以外还要考虑有关主要带领、嘉宾可否出席、天气及前后节庆环境等身分。
二、适度：庆典活动是一种礼节性活动。
我国当局有关部分已作出划定：要严酷节制当真执行庆典活动申报审批轨制。
同时要有精品意识，典礼过多、过滥会影响庆典活动的质量和结果。
典礼的规模、形式还要与单元实力、项目规模、场地巨细、地舆位置等环境相合适，工程不大却弄一个特大规模的庆典只会弄巧成拙、被沦为笑柄。
三、盛大：典礼是一种强烈热闹持重的典礼需要必然的盛大强烈热闹水平。
如许既可以鼓舞人心又可以扩大影响。
在现场安插、形式选择、法式放置等环节多下功夫，尽力营造盛大、强烈热闹、欢庆、协调的氛围。
同时还要力图形式新奇具有创意。
一般化的庆典活动无法留给人深刻印象也不成能取得难忘的颤动结果。
四、俭仆，庆典活动既要盛大强烈热闹又要简单务实。
从规模、规格上要严酷节制邀请人员的级别、数量要恰当不克不及一味追求“高、大、全”。
在项目、法式上尽量从简，可以省去的一些环节和形式该当果断去失落。
典礼也要奉行“少花钱多处事”的原则不克不及摆排场讲豪阔铺张华侈。
五、当然是庆典策划。
首要包含确定宾客及发放请帖以及宾客的构成。
总之，发放请帖尽量提前一周，然后再进行德律风简直认。
六、就是设计庆典活动法式。
首要是先主持人公布开典，然后攻略宾客同时由组织的主要带领或宾客代表讲话，最后就是放置参不雅活动，或者邀请主要宾客留言或提字。
再次，就是落实致辞人和剪彩。
剪彩长短常主要的一项，凡是是选择组织最高负责人，客方为年高德劭的知名人士进行剪彩。
最后，庆典公司必然是要放置好活动的欢迎工作的。
这一点给大家的建议是对所有宾客都应热情欢迎，耐烦办事。
一些主要的宾客就需方法进行亲自的接见办事。
三、会议策划流程怎么写?
会议议程只是会议流程的部分环节，下面提供会议流程： 会议流程 总结我们提供会议服务的经验，一般而言，您的会议确定嫌吵以及成功举行，大多经过以下几个环节： 1、策划 我们提供会展企划代理 ，告诉我们你的想法或者点子，我们为你提供可行性方案、会议回执，我们过去的成功经验，都将成为您成功举办会议的基础。 2、咨询 在此阶段，我们将与委托方进行初步沟通，并就委托方的一些关心点提出预案供选择、推荐合适的会议型酒店、餐饮场所及与预算相适应的菜谱、会议交通流程、接待流程等。 3、考察 在双方进一步取得互信后，我们会安排您或者您的代表到目的地考察我们为您提供的酒店、会议场地、环境、交通车辆及所需的设备细节等等，并在此阶段就服务项目、服务流程、推进计划、服务价格等内容进行深入探讨，大致明确双方的责任与义务。 4、确定 这个时间需要的是耐心与细致--我们得一一推敲设想得流程及预案，尽可能把方案细化，然后以书面的形式确认双方的权利、义务与责任，并签署相关服务协议。 5、执行 严格而又人性化地执行协议，将是双方合作精神的高度升华。不管设想如何完美，任何计划都是存在纰漏的，需要合作双方本着合作的理念，抛开暂时的不合，以会展的圆满结局为一致奋斗目标。在此期间，双方需要口头或书面承诺原来协议以外的服务视为协议的延伸，并临时决定双方签字负责人，所有临时往来允许采取事前商议、事后结算的方式执行。 6、结算 双方财务人员认真核对各类单据，严格按照协议执行核算。 以下为相应的流程介绍 一。 会前： 1. 与会议主办方洽谈，了解相关会议需求； 2. 提供会议所需要的航班、火车/汽车车次、住宿酒店、会议场所、交通等信息。并制定完备的会议预案书给会议方； 3. 一般性会议利用网络传送大量关于会议场地、住宿、餐饮、娱乐等方面的实景资料，让会议方提前做到成竹在胸； 3. 如有需求，可派专人协助客户实地考察会议举办地的吃、住、会议场地、游、娱乐等相关方面的情灶桐况； 4. 确定方案，签订合同，预付定金。 二。 会中 3. 会议场所：专人到会议室检查会议室条幅、灯光、音响、茶饮等； 4. 会议住宿：房间楼层及房间号确认，询问是否有特殊要求； 5. 会议餐饮：用餐时间、用餐标准及其他特殊要求的安排； 6. 会议旅游：旅游线路行程、用车、导游等安排和确认； 7. 会议娱乐：娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点的确认； 8. 会议礼品：会议礼品的采购、发放服务； 8. 会议服务：会议代表合影留念、为代表提供文秘服务及相关服务。 三。 会后 1. 结帐：提供会议过程中的详隐者坦细费用发生明细及说明，专人与客户进行核对并结帐； 2. 资料：会议后的资料收集，根据客户要求制作会议通讯录或花名册；
四、展会策划都包含哪些流程
展会立项
首先要确认展会背景和展会目的，这步骤可以确保后续策划执行的时候方向不跑偏。
再者要确定展会的特色，现在展会千千万，保证基弊谈自己展会的特色可以保障邀约效果和展会整体效果。
展会前期确认
预算确认（这各环节要确认预算情况，因为后续每个环节都要在预算范围内，没有办展经验的公司尤其要跟老板确认好一个大致心理范围，否则会早上实际结果与预判相差较多，导致执行苦难）
确认展会时间和地点。很多展会都需要额外预定展厅和会议室，在办展高峰期，场地会变得很紧张，所以搏碰需要提前确认时间预定场地。这也是为了能够提前通知参会者，为展会做好预热工作。
确认承办单位和支持媒体卜尺，大型展会一般需要提前做媒体宣传推广，确保展会曝光和影响力。
展会设计包装和设备（中小型会议一般场地都会有相应硬件准备，超大型会议则需要联络展会工程配合了）
展会执行
展会执行流程（时间流程、环节流程等）
展会现场活动造势（打造展会现场氛围感）
人员流程（参展人员管理和工作人员、安保人员管理）
预警（展会中可能遇到的问题要提前做好预警预判和2种以上解决方案）
以上就是关于杭州大型会议策划步骤图相关问题的回答。希望能帮到你，如有更多相关问题，您也可以联系我们的客服进行咨询，客服也会为您讲解更多精彩的知识和内容。
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