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公司采购管理流程（公司采购管理制度范本）
发布时间：2023-04-10 23:02:27
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大家好！今天让创意岭的小编来大家介绍下关于公司采购管理流程的问题，以下是小编对此问题的归纳整理，让我们一起来看看吧。
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本文目录:
一、采购管理制度及采购流程
采购管理制度及采购流程：
一、管理制度
建立供应商信息管理（电子表格）、售后服务管理表。建立和完善价格比较制度，保证所购产品的质量和可负担性。
月末将关键月份的缴费情况、拖欠情况、拖欠票数进行汇总，并提出下月的缴费方案。采购合同签订后，应当取得货物交付情况的全部资料，不能按期交付的，应当提前两天告知请购单位或者申购人。
所有货物均应开放接受，如发现问题，应及时与供应商联系，并尽快加以解决。验收合格后，应当在一个工作日内完成仓储手续。
二、采购流程
采购要求-采购计划-寻找供应商-询价、价格、谈判-采购谈判-签订合同（确定付款条件、分配方法、售后服务）-交货验收（仓库管）-质量检查（不合格品退回）-收入调节-财务结算。
采购的原则
采购决策应该以正确的商业导向为基础，反映跨职能的方法，并且以改善公司的采购底线成本为目的。采购决策不能孤立地制定，并且不能仅以采购业绩的最优为目标。制定采购决策时应该考虑这些决策对于其他主要活动的影响。
因此，制定采购决策需要以平衡所有总成本为基础。例如，在购买一条新的包装流水线时，不仅要考虑初始投资，而且要考虑将来用于购买辅助设备、备件和服务的成本。
二、采购的基本流程
采购操作管理流程如下：
一、寻价
（一）明确原材料采购要求
1、根据具体使用
确认要求：
（1）技术人员或者提出需求人员提出物料采购要求（包括产品的型号、技术参数、材质等）；
（2）提出部门提出物料要求，采购根据采购小样，试产后再由提出人确认物料具体要求（针对不明确物料需求的情况）。
2、 采购人员整理原材料采购要求，供后续采购提供依据，如有更改生产及时通知采购部门。
（二）供应商的开发
1、通过多方信息渠道收集相关供应商或承包商的资料，至少寻找3家以上的供应商；电话或QQ、旺旺与这些供应商或承包商进行初步的沟通：索要相关技术资料、报价表等，必要时可要求寄样品以供我们测试；
2、初步比较后找相对合适的3家（或以上）作实质性的沟通（对用量大或重要的原材料必要时需进行实地考核综合评估），通过价格、性能、服务等相关方面的因素形成《寻价格表》，并依此作为选用供应商的依据。
3、跟踪样品到货及使用情况；
4、各项考察合格后可进行初步合作：打样、小批量采购等；
5、初步合作完成作一个评定，确定合格后选取为合格供应商或加工商，如仍存在问题要求其限期改善，直至达到我方的标准。
二、采购过程的实施
（一）采购申请：
1、产品物料的采购申请由仓库根据最低库存提出申请，经主管部门经理批准后交采购部经理确认签收；采购人员制作采购计划并根据要求进行供应商选择与实施采购；
2、 办公、生活用品由行政部门提出申请，经主管部门经理批准后交采购部签收（特殊情况也可由行政部自行采购）；
（二）采购实施：
1、采购首先选择好合适的供应商并做好物料订单，经采购经理签字确认后传真到供应商并要求供应商制作采购单（购销合同）签章确认后回传，采购人员核对型号、数量、价格、到货日期等、，确认无误后再回传到供应商处要求进行生产与发货，采购原件采购人员整理并跟踪合同的到货情况；
2、办公、生活用品的采购经采购部初步估价后向财务部借支现金，直接到市场购买，月用量）大的物料应找好一两家合适的商家固定供应。
（三）采购跟进：
1、所有采购单（购销单）都应汇总到《采购计划表》上，以便统一管理；
2、采购交期应及时做好采购计划表中的《供应商交货进度表》，依此作为跟进交货和沟通的依据；
3、物料到公司由采购人员签收并及时确认数量与质量，对于坏料立即退货、少料要求补料；
4、把订单物料入库单交一联到采购部，采购部单核对当天入库单与快递单并记录到汇总表上，以备查询。
与及时跟进。
（四）供应商管理：
1、在采购整个过程中及时录入《采购计划表》中的《供应商评价表》；
2、定期（每季度）对所有协力厂商在产能、品质控制、价格、服务等多方面进行评估，具体见《目录》；
3、按评估结果对供应商进行分类（分A、B、C、D四级）：A类为优秀，B类为合格，C类为免强合格，D类为不合格；
4、对A类供应商保持良好的和作关系；对B类供应商要加强沟通；对C类供应商要求限期改善；对D类供应商予以取消，终止合作关系；
5、根据具体情况与供应商谈产品价格与付款周期。
三、企业采购业务流程主要涉及哪些环节？
采购业务流程及管理制度（试行）
总则
第一条为了满足公司飞速发展的需要，为了加强对本公司物资采购与付款环节的内部控制，财务部在李总的指示下，在项目部、采购部等部门的配合下，特制定此制度。
第二条对外采购业务内部控制制度的基本要求是采购与付款中的不相容职务应当分离，其中包括：
（一）付款审批人员和付款执行人员不能同时办理寻求供应商和洽谈价格的业务；
（二）采购合同的洽谈人员、订立人员和采购人员不能由一人同时担任；
（三）货物的采购人员不能同时担任货物的验收和记账工作。
第三条采购部门的划分
（一）生产原材料采购：由采购部门负责办理。
（二）日常办公用品采购：由行政管理部或其指定的部门或专人负责办理。
（三）对于重要材料的采购，必要时由总经理指派专人或指定部门办理采购作业。
第四条采购方式
一般情况，选择下列一种最有利的方式进行采购：
（一）集中计划采购：凡具有共同性的材料，须以集中计划办理采购较为有利，采购前，先通知请购部门依计划提出请购，采购部门集中办理采购。
（二）长期报价采购：凡经常性使用，且使用量较大的材料，采购部门应事先选定供应厂商，议定长期供应价格，批准后通知请购部门依需要提出请购。
（三）未经公司主管领导书面同意，不得私自变更、替换现有原辅材料供应商；如有更适合供应商而需要替换原供应商的，采购部必须提交书面变更供应商陈述材料，获得书面批准后方可变更。
（四）询价、议价结束后，需公司主管领导书面同意方可定价，否则公司不予认可价格（特殊情况下，需电话征得总经理同意）；由此引起后果由责任人负全责。
（五）采购合同签订由公司指定或授权委派专人负责，否则视为无效。
第五条询价、比价、议价
（一）经办人员应对厂商的报价资料进行整理并经过深入调查分析后，以电话或其他联络方式向供应厂商议价。
（二）凡是最低采购量超过请购量的，采购经办人员在议价后，应在请购单中注明，经主管签字确认后上报。
（三）采购经办人员接到“采购申请单”后应依采购材料使用时间的缓急，并参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料，需精选三家以上的供应商进行产品的书面比价，经分析后进行议价，议价结果书面上报主管领导。
（四）采购部门接到请购部门（项目部、行政管理部）以电话联络的紧急采购情况，主管应立即指定经办人员先行询价、议价，待接到请购单后，按一般采购程序优先办理。
具体实施细则
第六条采购报销流程图
......
第七条请购与采购
（一）使用部门根据本部门实际物资需求情况，填写请购单（即采购单第一联），明确采购物资的名称、规格、质量执行标准、数量、价格、使用日期等，交给采购部门审核。请购单应有部门经理签字。
（二）采购部门收到使用部门提交的请购单时，审核后如确有必要购买，由采购经理签字，再请总经理予以批示。采购经办人员接到经批准的“采购申请单”（即采购单第二联）后，应按照上述总则操作，货比三家，选择出合适的供应商后，并以电话或传真确定交货(到货)日期。
（三）采购单一式四份，第一联即使用部门提交的请购单，第二联即采购部门使用的采购申请单，第三联交给财务（采购员核销时）,第四联交给仓管员（以备验收）。
第八条验收与入库
（一）采购物资到货后，采购员要及时组织质监部门、仓库管理员进行入库前的清点验收，验收过程中应首先比较所收物资与请购单、发~票账单上的品名、规格、数量、单价是否相符，然后检查物资有无损坏、使用性能优劣。验收合格后，验收部门的人员应对已收物资编制一式两联、事先编号的验收单进行签字，作为验收和检验物资的依据，第一联本部门留存，第二联交给仓管员。
（二）仓管员根据进货检验报告结果（主要是验收单）对合格货品进行入库，入库单必须通过采购员、仓管员签字。不合格品由相关采购员办理退货事宜。入库单一式三份，第一联本部门留存，第二联交给财务，第三联交给采购员。
第九条付款与核算
（一）预付款采购
1、按合同约定需要预付购货款的，由采购员提供采购申请单、合同复印件、付款通知书(注明付款事由、付款金额、对方单位名称、开户银行及账号)，办理付款批准手续后(付款通知书须由总经理签字)，交公司财务部门办理预付货款业务。
2、货物及发~票已到，验收合格并与购货合同、发~票及清单核对无误后，采购员粘贴好报销票据（采购申请单、入库单、购货发~票、购货合同），财务部审核后，由总经理签字，财务做账。
（二）现款采购
采购员必须凭有总经理签字的借款单向财务部借款，采购回来后，采购员持购货发~票到仓库办理入库手续，由质监部门、仓库保管员验收，并开出入库单（入库单必须注名：供货方名称，货物的名称，数量、单价、金额、用途签字）。入库单必须通过采购员、保管员签字。采购员粘贴好报销票据（采购申请单、入库单、购货发~票、购货合同），财务部审核后，由总经理签字，然后办理报销手续。
（三）后付款采购
采购员粘贴好报销票据（采购申请单、入库单、购货发~票、购货合同），财务部审核后由总经理签字。供应商需要结款时，由财务将款项汇出。
（四）货物已到发~票未到，验收合格并与购货合同核对无误后，如供货方要求并经总经理签字批准，可凭付款通知书支付不超过货物总价值80%的货款，待发~票到后再付清余款；发~票已到货物未到，不准支付购货款。采购业务完毕后，财务部门要催促采购员及时结清购货结余款，不留“尾巴”。
（五）物资采购必须取得发~票方可报销，如无特殊情况，发~票应是增值税专用发~票。
以上仅供参考！
四、采购的基本流程和岗位职责是什么?
采购的基本流程：
接收采购计划－询比议价－决定－审核－跟催－收货－付款－退货。
相关的单据有：请购单、采购单、询价单，采购暂收单、进货单、采购退出、采购异常退出等。
岗位职责：
1、认真执行总公司采购管理规定和实施细则，严格按采购计划采购，做到及时、适用，合理降低物资积压和采购成本。对购进物品做到票证齐全、票物相符，报帐及时。
2、熟悉和掌握市场行情，按“质优、价廉”的原则货比三家，择优采购。注重收集市场信息，及时向部门领导反馈市场价格和有关信息。合理安排采购顺序，对紧缺物资和需要长途采购的原料应提前安排采购计划及时购进。
3、严把采购质量关，物资选择样品供使用部门审核定样，购进大宗物资均须附有质保书和售后服务合同。积极协助有关部门妥善解决使用过程中会出现的问题。
4、加强与验收、保管人员的协作，有责任提供有效的物品保管方法，防止物品保管不妥而受损失。
5、完成领导交办的其它各项工作。
扩展资料：
采购流程：收集信息，询价，比价、议价，评估，索样，决定，请购，订购，协调与沟通，催交，进货检收，整理付款。
采购价格构成：供应商成本的高低，规格与品质，采购物料的供需关系，生产季节和采购时机，交货条件，付款条件。
供应商分类：原材料供应商，小额服务性供应商，临时性供应商。
合格供应商的标准：优秀的企业领导人，高素质的管理人员，稳定的员工群体，良好的机器设备，良好的技术，良好的管理制度。
流程优化
1、发现问题：此阶段由使用部门提出需求。只有具体的使用者知道他们的需求是什么，而不是决策者。这是工业品销售的基层环节。
2、项目可行性研究：这个阶段使用者已经将发现的问题向上层汇报，客户内部在酝酿要不要采购计划、考虑预算等问题。
3、项目立项：这一阶段一般会组建有使用部门、技术部门、财务部门、决策部门等人员共同组成的项目采购小组。
4、确定采购的技术标准：在这一阶段，是客户关于采购标准制定阶段。通常由客户使用部门和技术部门分析需求，再把需求转化成采购标准。
5、招标：采购标准制定好以后，客户将以标书的形式发布出来，准备投标的厂家拿到标书就可以制定方案了。此时，不管销售人员如何推荐本产品的优点，客户一般不会改动采购方案，除非发现了致命的缺陷。因为对他们来说，采购方案的改动是“牵一发而动全身”的，成本很高。
6、项目评标：客户一般会与两家以上的销售厂家进行洽谈，以便进行评估和比较，得到更好的商业条件。这个阶段会确立首选供应商。
7、合同审核：这一阶段客户会通过商务谈判，努力争取一些附加价值。产品的技术标准和规格、数量以及付款方式等都是合同审核的内容。
8、签订协议：本阶段是签订合同，交付产品，实施安装。合同的签订并不意味着交易的结束。真正的销售这个时候才真正开始。销售人员要按合同认真履行承诺，准时交货，按进度完成。了解客户内部采购流程，是工业品营销说对话、找对人、做对事的前提。
参考资料：百度百科——采购流程
以上就是关于公司采购管理流程相关问题的回答。希望能帮到你，如有更多相关问题，您也可以联系我们的客服进行咨询，客服也会为您讲解更多精彩的知识和内容。
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