发布会场地租赁费用（北京发布会场地出租）

大家好！今天让创意岭的小编来大家介绍下关于发布会场地租赁费用的问题，以下是小编对此问题的归纳整理，让我们一起来看看吧。

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本文目录:

• 1、如何策划商品发布会

• 2、深圳福田哪里有发布会场地出租？适合新闻发布会，产品发布会，企业年会，签名会等这样的主题。

• 3、商务会议策划方案

• 4、上海场地租赁

一、如何策划商品发布会

何进行新闻策划？这是一个比较难回答的问题。

许多精妙的新闻策划是一种存乎一心的智慧，经常通过类似于“顿悟”、“偶得”、“灵光一闪”这样“唯心”的方式获得，根本无规律可寻。

就如米开朗琪罗所说艺术创作：“好的雕塑是被囚禁在大理石中，只有伟大的雕塑家才能将它释放出来。”

那么为什么伟大的雕塑家能发现石头中的雕塑，普通人却不能？

罗曼·罗兰对此作了回答：“生活中其实不缺乏美，缺乏的是发现美的眼睛。”

对于相同的生活场景和高山流水，普通老百姓可能熟视无睹，但画家就能把其中的“美”凝固在画布上。

同样，在社会生活中，并不缺乏符合新闻策划要求的“新闻苗子”，关键是你要有一双具有洞察力的眼睛，以及一颗善于分析的头脑。

从这个角度来说，新闻策划就是通过你对社会的洞察力、思辨力和适度的想象力，把那些原本就存在的、能为你所用的“新闻点”找出来，并根据你的目标引导这一“新闻点”成为一个真正的新闻事件。

所以，找到恰当的“新闻点”是新闻策划中最重要的能力。本章主要介绍的，就是如何寻找“新闻点”的一些基本规律。

新闻策划从实施的角度来说，主要有以下7个步骤：

（一）市场分析

要做一个新闻策划，必须先对策划对象所在行业及相关情况有个深入的了解，比如行业的历史，行业的现状，行业发展的新特点，相关的法律配套等。了解得越详细，掌握的信息越多，就越有可能从中挖掘出有价值的新闻点。

（二）确定宣传目标

对新闻策划来说，主要需要确定的是宣传的范围和宣传的目标人群。

这一点很重要，因为宣传目标影响着后面新闻点的策划、媒体的选择和预算的编制等步骤。

比如宣传范围只是地域性的，那么就不一定非策划出轰动全国的新闻事件了，媒体也只需选择地方性媒体就可以了，预算也会比做全国性宣传低得多。

再比如宣传是针对年轻白领的，那么策划的新闻事件必须能吸引他们的关注，媒体也应针对性地选择白领媒体。

（三）策划“新闻点”

这一步，需要策划出能达到宣传目标的“新闻点”。

如何找到“新闻点”是本章的主要内容，下面将会介绍寻找“新闻点”的基本模式和“借势”、“造势”两大基本方法。

（四）选择媒体

新闻策划都是通过媒体的传播来完成的，因此媒体的选择非常重要。

一般根据产品的特性和宣传目标来选择媒体，比如大众产品，应选择大众媒体；如果客户目标是女性，则应选择女性媒体；专业化的产品，应选择专业化的媒体，像计算机产品，最好选择计算机专业媒体和大众媒体中的计算机版面；而市场在全国的，则应选择全国性媒体。

（五）编制预算

做一次宣传，当然要衡量投入产出比，对预算做到心中有数。

广告投放通常采用两种预算方法，1、销售百分比法：以销售额的某个百分比，比如3%，作为广告宣传费用；2、竞争对比法：以主要竞争对手的大致费用来决定自己的广告预算。

但新闻策划和广告投放在费用上很不同，广告费用主要包括广告制作和媒体投放的费用，而新闻策划则主要是新闻事件的实施费用，优秀的新闻策划只需要少量的甚至不需要媒体费用。

因此，新闻策划费用很难像广告投放那样在今年就可以计划好明年的投放量。新闻策划不同个案的实施费用往往会根据具体的策划而有所不同，因此应采用“目标任务法”来预算。

所谓“目标任务法”，就是先确定一个新闻策划的目标，然后估算出要达到这一目标所需的费用，包括新闻事件实施费用和新闻发布费用，这两项费用相加就是一次新闻策划的总费用。

（六）策划的实施和控制

这是新闻策划中的另一个重要环节。因为再精妙的策划，也需要通过媒体进行传达。如果媒体不配合，新闻策划是不可能获得成功的。

还有，现在不少媒体已出现“排他性”倾向，就是一条新闻如果其他媒体（尤其是竞争媒体）已经刊播了，就不再采用。这为新闻策划所需要达到的“大规模轰炸”效果制造了难度。

这一情况下，需要策划人有很强的媒体运作和控制能力。

在美国，有一个与此相关的“守门人”概念。这一概念最早由美国社会心理学家库尔特·卢因提出，现已得到美国大众传播学者的普遍认同。学者们认为，大众传播媒介在向公众传递信息的过程中，起着过滤的作用。拿新闻来说，通讯社决定发布的新闻只占已发生的重要新闻的百分之一，而读者最后从报纸上看到的新闻又只占通讯社发布的新闻的百分之一、二。主管这种过滤工作的记者和编辑，就是大众传播媒介的守门人。企业发出的信息，只有顺利通过守门人这一关，才能经媒介流向公众。

因此如何通过媒体“守门人”这一关，已经成为许多企业的课题。

早在1997年，作为中国第一家互联网公司的赢海威在内部刊物《瀛海威人》上，刊载一篇题为《如何与媒体打交道》的短文：

“……与媒体记者打交道应当尽量了解各个媒体的特点、每个记者的脾气禀性、他们的需求和特长。报纸和杂志有区别，电台与电视台不同，大众报刊与专业媒体又不同，专业媒体中信息类与电脑类又特点各异，中央级媒体与一般类媒体更要有所侧重。针对各种类的记者也要有不同的策略，年轻与年长、有版和无版、科技类、文化类、教育类、社会新闻类等等都要有针对性地打交道。善于写评论的与善于写长篇报道的，在我们提供资料及公关活动时要使其各尽其长，各得其所。同时在日常工作中要主动结交—些记者朋友，记者中也有噱头，记者朋友面可以宽泛，各种媒体都可以，但要选择对公司最能发挥作用，愿意理解瀛海威思想和阐发思想的人……”

还有一家大公司在进驻上海之后的第一件事，就是写出了一篇《上海媒体概述与公关策略》的调查报告，在对上海媒体的基本情况和主要媒体的特点作了详细分析后，提出了进行新闻策划的“具体对策和机会”：“首先，大局上抓住关节点。恰恰因为上海媒体管的死，所以宣传主管部门的权力非常大。抓住这个节点，所有工作相应会顺利很多。平时注意和宣传主管部门实力官员建立关系，多多交流，对于企业危机公关有决定意义。上海媒体领导相当听话，只要主管部门打招呼，毫无折扣执行。另外，企业大的宣传活动，可以考虑请宣传主管部门参与，事半功倍。其次，研究不同媒体特点，分别对待。比如对于申江这样的周报，主要提供的就是产品特别是时尚产品类信息。其他几张周报和周刊，侧重人物性的新闻。公关公司统一式新闻稿肯定是不行的。再次，研究公司新闻中的‘上海因素’。发掘公司新闻中，与上海有关的，可能对上海造成影响的新闻要素。……”

除了像赢海威和这家大公司倡导的“公关”模式外，现在还有一种更高明的“新闻诱惑”办法，就是不是企业去找媒体，而是想办法让媒体主动来求企业。

比如有家企业急于放出一个对自己有利的消息，但企业的相关负责人往往并不急于找某一个媒体，而是通过各种途径传播出蛛丝马迹，使目标媒体的目标记者（一般是比较勤奋的知名记者）主动找他，然后做出千分不高兴、万分不情愿的样子，遮遮掩掩、欲语还休，并在采访中一再强调“这个事件太敏感，最好不要写”，“这句话可能会引起业内震动，无论如何不要指明是我说的”等等……

这样做，反而更容易引起媒体的重视，取得更好的传播效果。

（七）策划效果衡量

对策划效果进行有效评估，有助于判断整个策划成功与否，也能对下一次策划提供有价值的参考。

现在，广告的效果评估方法已经比较成熟，大学课堂上也出现了专门的《广告效果评估》课程。但由于新闻策划至今还没形成完整的理论体系，所以也还没有一套完善的评估方法。

一般来说，新闻策划的效果可以通过以下几个标准来衡量：

a、刊登播出数量 在策划实施后统计媒体刊登播出的新闻数量，看是否达到原先设定的目标。

b、刊登播出质量 主要指篇幅、字数、播出时间长度、刊登的版面（是否头版或其他重要版面）、播出的时间段（是否黄金时段、知名栏目）、企业和产品的名称是否出现、产品性能是否介绍等。

c、市场反应 包括两个方面，一是销售业绩，只需对策划实施前后实际的市场销售情况作出比较，就可以分析出策划是否推动了销售。二是看企业或产品的知名度是否提高，这需要在策划前后各做一次问卷调查。

比如要了解某品牌的知名度可设计一个简单的调查表：1、从未听说过 2、仅仅听说过 3、知道一点点 4、知道相当数量 5、非常熟悉。

如果策划前大多数消费者回答时1和2，而策划实施后则主要回答3和4，说明策划取得了明显的成效。

d、还可采用“比较法” 就是与其他竞争产品的市场表现进行比较，从而对新闻策划的效果作出评估。

【案例】“大蒜新闻”，“金七子”未销先热

下面用我做过的一个小案例，来具体说明新闻策划的7个步骤。因为只是做一个示范，所以其中分析、实施等内容均作了简化。

“金七子”是浙江天益健康企业2001年开发的一种以大蒜为原材料的保健品，原名“正元养生素”，毫无个性。在策划过程中，建议改名为“金七子”，一是因为大蒜由七瓣组成，别名“七子”，二是因为大蒜中的蒜素药用价值很高，有“蒜黄金”之称，所以比较贴切。而且名字别致，容易记忆。

（1）市场分析

保健品是中国竞争最激烈的行业之一，一般只有通过大资金砸广告，才能打开市场，“脑白金”就是一个现实的成功案例。

但天益健康企业资金实力不足，根本没有能力进行大规模的广告投入。另外在老百姓眼里，大蒜是低价格的农产品，但“金七子”却要70元一盒，定价太高，价格上不具有竞争力。

当然“天益”也有其优势，就是在国内率先攻克了提取蒜素这一国家重大科技攻关项目，采用超临界流体萃取的高新技术，成功地从大蒜中提出了“蒜黄金”蒜素，科技含量较高。

（2）确定宣传目标

天益健康希望通过新闻策划达到两个目的：1、使产品有一个让人印象深刻的亮相；2、尽量能突出产品的科技含量。此外由于受资金实力的限制，销售市场先限定在杭州，尽量辐射天益健康总部所在地宁波。因此宣传覆盖范围也以杭州为主，宁波为辅。

（3）策划“新闻点”

保健品市场太过成熟，要想再策划出新鲜的行业新闻已非常难，所以从一开始我就把着眼点放在了“金七子”的原材料大蒜身上。

根据“借势”的方法（下一章节将作介绍），想到近年来与大蒜有关的最重要新闻是2000年发生在中国与韩国之间的“大蒜贸易战”，在轰动一时的中韩大蒜纠纷中，中国受损失最大的是产蒜大省山东，而天益健康生产“金七子”的大蒜主要就是从山东进的，这样一来，就把“金七子”与谁都知道的“中韩大蒜贸易战”挂上了勾。

山东大蒜主要靠出口韩国，因此中韩大蒜贸易纠纷发生后，山东蒜农损失惨重，但可惜我开始策划的时候已是2001年，中韩大蒜纠纷已经结束，因此不可能策划“浙江企业支持山东蒜农，大手笔收购大蒜1000吨”的事件。

这当然难不倒我，随后我把思路倒过来，策划出了“山东蒜农千里来杭送感谢”这一事件。也就是说在安然度过“大蒜贸易战”的危机后，山东苍山县的一群蒜农在当地政府领导的带领下，自发地赶到杭州，感谢帮助他们克服危机的浙江企业。

这一事件必然引出天益健康因为以高科技手段成功从大蒜中提取出“蒜黄金”蒜素，所以需要从山东大量购进原材料生产“新一代保健品”“金七子”的故事。同时还站在国家农产品贸易的战略高度，提出了一个新的观点：只有提高科技含量，加快农产品的深加工开发，才能使中国农产品在市场上立于不败之地。

既有生动的故事，又有高屋建瓴的观点，这当然是条不错的新闻。更重要的是，这一策划不仅让“金七子”亮了相，也巧妙地突出了科技含量，达到了宣传要求。

在这一策划中，天益健康在山东主要产蒜地苍山县大量收购大蒜是事实，帮助不少蒜农度过了“大蒜贸易战”的难关也是事实，山东蒜农对浙江企业充满感谢也是事实。唯一所做的只是推动了山东蒜农的感谢之情，让他们专门从山东过来“形式”了一下而已。

（4）选择媒体

“金七子”是一种大众保健品，一开始的目标市场又主要选在杭州，所以当时选择了在杭州的地方主流媒体，包括浙江电视台、浙江电视台钱江都市频道、浙江电视台经济生活频道、浙江电视台教育科技频道、杭州电视台、杭州电视台西湖明珠频道、杭州电视台经济生活频道、浙江日报、钱江晚报、今日早报、浙江青年报、浙江市场导报、杭州日报、都市快报、浙江文艺广播电台、杭州人民广播电台、西湖之声广播电台等。

（5）编制预算

这次策划最主要的投入是承担10位左右的山东蒜农在杭州吃、住、行、玩的费用，加上租用宾馆场地进行新闻发布，总成本约为6万元。

（6）策划的实施和控制

新闻发布会在2001年9月4日上午举行，为烘托气氛，现场摆满了大蒜。对电视媒体来说，肯定需要山东方面的画面，我原先希望能请苍山当地电视台拍一点大蒜的种植、收获、销售等画面，结果蒜农们做不到，于是退而求其次，请他们拍了几十张相关照片，勉强解决了电视记者对画面的要求。

在接受山东蒜农写满感谢语的锦旗的同时，“天益健康”还当场签下了明年在苍山收购1000吨大蒜的意向。因此“山东蒜农千里来杭送感谢”这一事件不仅具有很强的新闻性，还有很强的形式感，几乎吸引了杭州所有的主流媒体前来捧场，

不过这次新闻发布却发生了令人意想不到的意外，就是正雄心勃勃希望在杭州报业市场做出一翻成就的《浙江青年报》，由于记者已提前得到了我《山东蒜农千里来杭送感谢/浙江天益依靠科技点蒜成“金”》的新闻通稿，就率先在9月3日晚排版，9月4日上午以头版头条大版面的形式抢发了新闻。而且当天下午2点，新浪网也选登了这一新闻。

前面说过，竞争媒体间有着很强的“新闻排他性”，浙江青年报的抢发行为，给其他纸质媒体造成了很大的刊登压力。好在经过努力，最终新闻还是基本都发出了，所受影响不大。

（7）策划效果衡量

从刊播数量来看，杭州的主流媒体基本都作了报道，另外像《人民日报》等大报也进行了关注，山东的《齐鲁晚报》还以整版的篇幅转载了这一报道。应该说完全达到了原先设定的目标。

从刊登播出质量来看，有头版头条，有整版报道，而且所有的报道都提到了产品名字和突出了科技含量，也达到了要求。

因为“金七子”之前还没有销售，所以无法对策划实施前后的市场销售情况作出比较。但与同期进入杭州的保健品“美国诺特参”进行对比，金七子一年投入的广告不到20万（这对一个保健品来说简直是不可思议的），但凭借入市时那次成功的新闻策划，金七子一年之后还是牢牢地挺立在杭州市场上。而同期，诺特参的年广告投入约为500万，是金七子的25倍。但一年之后，诺特参却仍然无法打开杭州市场，销售情况不及金七子。

如果这样的比较能够成立，那么一次新闻策划的效果确实是非常巨大的

二、深圳福田哪里有发布会场地出租？适合新闻发布会，产品发布会，企业年会，签名会等这样的主题。

去深福保会议中心吧，那边环境挺好的，很适合做新闻发布会。主要是会场配置齐全，去那办活动省事！联系他们负责人，陈先生。

三、商务会议策划方案

商务会议是指带有商业性质的会议形式。一般包括：新产品宣传推广会、大型的培训沟通会议、上市公司年会、招股说明会、项目竞标会、商业论坛、项目说明会、项目发布会等。现在，就来看看以下两篇商务会议策划方案吧!

商务会议策划方案范本

一、活动简介

作为xx电子商务行业一年一度的盛会，此次大会将延续往届大会的盛况和成果，盘点过去、梳理现在、共话未来。xx电子商务行业的优秀企业和贡献突出个人将在大会中得到表彰和嘉奖，同时，xx电子商务服务产业联盟和xx电子商务协会数字服务中心将在大会上成立，为xx乃至全球电子商务企业的同步发展搭建良好的支持平台。

二、活动宗旨

建立xx电子商务产业发展前瞻性研讨平台，加强电子商务部门、学术界、企业界之间的交流，讨论当年电子商务新问题和热点问题，推动xx电子商务行业的健康持续快速和谐发展。

三、时间与地点

时间：xxx年5月23日

地点：xx•北京•人民大会堂

四、会议组织

主办单位：xx电子商务协会

承办单位：盘石信息技术有限公司

支持单位：xx工业经济联合会

xx国际公共关系协会

xx市长协会

国务院部委信息中心主任联席会

xx老区建设促进会

指导单位：中华人民共和国国家发展和改革委员会

中华人民共和国工业和信息化部

中华人民共和国教育部

中华人民共和国科技部

中华人民共和国商务部

中华人民共和国海关总署

五、论坛日程安排

如何策划一场成功的商务会议【实用贴】

一个重要的商务会议的成功与否，关键在于策划者的策划思路与方法是否正确，各方面细节考虑得是否周详，会议行程安排是否合理，譬如会议主题的构思、会议费用预算、会议场地的布置、会议设备的安装、参会者的住宿和餐饮安排、会议业余时间的安排等等。面对会议策划时遇到的诸多问题，作为会议策划者的您是否已经找到合适的策划思路和方法呢?到底怎么做才使这次会议达到上级的要求，实现会议的主题思想，闪出商务会议的亮点?凡事预则立，不预则废。会议策划即是对举办此次会议的一切工作的准备。一个好的会议策划方案，应该从做好这个会议预算计划开始。

一、会议预算

商务会议的预算不是一个概念。通常而言，会议预算包括以下几个方面：

1、会议室/厅费用

具体可细分为：

(1)、会议场地租金——通常而言，场地的租赁已经包含某些常用设施，譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等，但一些非常规设施并不涵盖在内——比如投影设备、临时性的装饰物、展架等，需要加装非主席台发言线路时也可能需要另外的预算。

(2)、会议设施租赁费用——此部分费用主要是租赁一些特殊设备，如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等，租赁时通常需要支付一定的使用保证金，租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用。值得注意的是，在租赁时应对设备的各类功效参数作出具体要求(通常可向专业的会议服务公司咨询，以便获得最适宜的性价比)，否则可能影响会议的进行。另外，这些会议设施由于品牌、产地及新旧不同，租赁的价格可能相差很大。

(3)、会场布置费用——如果不是特殊要求，通常而言此部分费用包含在会场租赁费用中。如果有特殊要求，可以与专业的会议服务商协商。

(4)、其他支持费用——这些支持通常包括广告及印刷、礼仪、秘书服务、运输与仓储、娱乐保健、媒介、公共关系等。基于这些支持均为临时性质，如果会议主办方分别寻找这些行业支持的话，其成本费用可能比市场行价要高，如果让专业会议服务商代理，将获得价格相对比较低廉且服务专业的支持。

对于这些单项服务支持，主办方应尽可能细化各项要求，并单独签订服务协议。

2、交通费用

交通费用可以细分为：

(1)、出发地至会务地的交通费用——包括航班、铁路、公路、客轮，以及目的地车站、机场、码头至住宿地的交通

(2)、会议期间交通费用——主要是会务地交通费用，包括住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的交通、会所到商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与会人员可能使用的预定交通。

(3)、欢送交通及返程交通——包括航班、铁路、公路、客轮及住宿地至机场、车站、港口交通费用。

3、住宿费用

住宿的费用应该非常好理解——值得注意的只是住宿费里面有些价格是完全价格，而有点是需要另外加收政府税金的。对于会议而言，住宿费可能是主要的开支之一。找专业的会展服务商通常能获得较好的折扣。

正常的住宿费除与酒店星级标准、房型等因素有关外，还与客房内开放的服务项目有关——譬如客房内的长途通讯、洗换、迷你吧酒水、一次性换洗衣物、互联网、水果提供等服务是否开放有关。会议主办方应明确酒店应当关闭或者开放的服务项目及范围。

4、餐饮费用

会议的餐饮费用可以很简单，也可以很复杂，这取决于会议议程需要及会议目的。

(1)、早餐

早餐通常是自助餐，当然也可以采取围桌式就餐，费用按人数计算即可(但考虑到会议就餐的特殊性及原材料的预备，所以预计就餐人数不得与实际就餐人数相差到15%，否则餐馆有理由拒绝按实际就餐人数结算——而改为按预定人数收取费用)

(2)、中餐及午餐

中餐及午餐基本属于正餐，可以采取人数预算——自助餐形式，按桌预算——围桌式形式。如果主办方希望酒水消费自行采购而非由餐馆提供，餐馆可能会收取一定数量的服务费用。

(3)、酒水及服务费

通常，如果在高星级酒店餐厅就餐，餐厅是谢绝主办方自行外带酒水消费的，如果可以外带酒水消费，餐厅通常需要加收服务费。在高星级酒店举办会议宴会，通常在基本消费水准的基础上加收15%左右的服务费。

(4)、会场茶歇

此项费用基本上是按人数预算的，预算时可提出不同时段茶歇的食物、饮料组合。承办者告知的茶歇价格通常包含服务人员费用，如果主办方需要非程序服务，可能需要额外的预算。通常情况下，茶歇的种类可分为西式与中式两种——西式基本上以咖啡、红茶、西式点心、水果等为主，中式则以开水、绿茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及点心为主。

(5)、联谊酒会/舞会

事实上，联谊酒会/舞会的预算可能比单独的宴会复杂，宴会只要设定好餐标与规模，预算很容易计算。但酒会/舞会的预算设计到场地与节目支持，其预算可能需要比较长的时间确认。

5、视听设备

除非在室外进行，否则视听设备的费用通常可以忽略。如果为了公共关系效果而不得不在室外进行，视听设备的预算就比较复杂，包括：

设备本身的租赁费用，通常按天计算

设备的运输、安装调试及控制技术人员支持费用，可让会展服务商代理

音源——主要是背景音乐及娱乐音乐选择，主办者可自带，也可委托代理

6、杂费

杂费是指会议过程中一些临时性安排产生的费用，包括打印、临时运输及装卸、纪念品、模特与礼仪服务、临时道具、传真及其他通讯、快递服务、临时保健、翻译与向导、临时商务用车、汇兑等等。杂费的预算很难计划，通常可以在会务费用预算中增列不可预见费用作为机动处理。

二、参会者的安排

邀请

不管什么样的会议，主办者当然希望适宜的对象(客户)参加。作为主办者，邀请的方式非常重要。通常情况下，邀请包括信息发布、回执处理、确认通知等3个程序。

信息发布——从媒体上分有印刷品(包括邀请信函、组织文件、会议通知)、电子邮件、印刷媒介公告、电子媒介公告等几种形式。通常信息发布包括主题、时间、地点(暂定或者候选)、主要议程及安排、费用及标准等等，有些还附送会议企划书，可以让参与者了解参加的意义及对会议的期望。

回执——对于主办者来说，回执是对商务会议企划活动成功与否的判定标志之一。回执收到后，通常需要统计(在这之前，需要提醒的是回执单的设计非常重要，应当是合理且圆满的，应当包括如下信息——明确的人数、职务、性别、联系方式、预计到达目的地时间、迎送要求等等)、确认回执有效(通常以会务费用是否交纳为标志)，接下来需要做的就是资源分配——主要是展位与酒店住宿的安排，回执确认即确认通知可以在这一切完成后发出。回执可以有多种形式——传真、信函、电子邮件、网路回执或者电话均可。回执需要注意的是，如果会议课题允许，应该考虑到参与者的特殊要求，譬如家属、随行人员、保健要求、交通代理、饮食习惯、住宿要求等，如果回执清楚，那么对会议的有序安排会起到很大帮助。

确认通知——如果会务费用确认或者有其他方式可以确认，可以发出确认通知。同时发出的应该还有会议的确切地点、时间、议程、签到程序及会议注意事项等。

如果是小型商务会议，签到相对简单，仅仅是名录登记。但如果是大型商务会议，那么签到就是一项复杂的工作。

通常情况下，会议的签到与住宿安排连在一起。大型会议如果想要签到过程不出现混乱，必要的流程及准备是必须的——回执统计表、签到表格、引导及协助人员、住宿宾馆准确的房间数量及房间号、房间分配表、钥匙、标明入住者姓名及房号的小信封(内装客房钥匙，通常酒店可以提供)、入住酒店相对明显的路径指示、会议须知、会议详细日程、考察线路及参与方式、酒店功能开闭说明及付费标准、返程预定及确认、会务交通使用方式及付费标准等等。如果可能，尽量使用计算机作签到。一般情况下，签到服务人员应该不少于6人——工作时间应该根据会议参与人员抵达时间合理分配。

如果事先将回执的项目设计得很周全，对于签到及入住安排有很大帮助。

餐饮安排

一般而言，会议通常统一安排餐饮。餐饮安排通常有两种形式——自助餐或者围桌餐。类别有中式、西式及清真系列。

统一安排餐饮的会议，对于成本的控制非常重要，自助餐一般可以发餐券控制(很多酒店对于自助餐的开设有就餐人数的最低要求)，可以事先制订餐标及餐谱，严格区分正式代表与随行人员、家属，特殊要求者可以和餐厅协商。围桌式餐饮安排比较复杂——特别是大型会议的时候。围桌式餐饮安排需要考虑的问题有：开餐时间、每桌人数、入餐凭证、同桌者安排、特殊饮食习惯者、酒水种类及付款等。需要提醒的是，会议前期考察时注意餐厅及用具的卫生情况，不能让就餐者出现健康问题。如果就餐者无法按时集合就餐，可采取哪桌够人数哪桌开席的做法，以保证就餐者的权益。

三、确定时间、流程与目标管理，并做好反馈、调整。

时间的控制，一般以时间进度表(倒计时)的方式来表现。注意在安排的时间上要合理,同时要留有余地，一般来说,前面的时间、进度要安排得紧凑一些，保证后面有时间来调整、完善。

整个活动是一个系统工程，流程管理是指在活动中各项工作内容之间的相互衔接、协调和配合关系及其有机组合的过程管理。比如在活动中，主题内容、意义确定才能确定议程、规格，规模、规格确定才能确定人数，人数确定才能落实场地，场地落实才能现场布置等等。流程管理使总协调人对于整个活动的各个部分有着清晰的认识，便于找出工作的关键点、重点、难点，一般以程序框图表现。

四、活动策划、确定活动主题。

活动策划主要包括如下内容：

1、会议议程策划安排大多数发布会整个过程就是讲话，念稿件，例行演示。实际上，尽管商务会议属于正式的会议，但可以做得更活跃一些，尤其是会议的开幕。在会议议程安排时，注意紧凑、连贯，从实践来看，一般控制在一到两个小时为宜。

2、确定参会人员是一项很重要的工作，也是一个变化较多的因素，而它的变化将影响到整个会议的规格与规模，进而影响会议的各个因素。比如，重要人物的出席和缺席可能影响规格，或者方便起见，会议地点或会议的一部分内容改为机场、贵宾室进行，或者时间调整等。因此，这是总协调工作控制的“关键点”，宜重点来抓。

五、拟定活动策划案和具体操作方案。

活动策划案是指导整个活动的战略、战术文本，供策划活动用。一般来说，会议核心成员才提供。

具体操作方案则是用于企业内部或者协助代理公关公司，指导整个活动的具体操作，一般比较详细，具体到每一个人每一步，甚至具体到胸卡的内容，时间上具体到分钟。一般会议人员人手一份。

六、现场控制

现场控制是体现总协调人应变能力的一环，事实上，一个好的协调人会将工作做在前面：首先是预防变数的发生。比如平时做一些培训，事前做一些排练。从实践来看，现场的突变往往是因为沟通不畅，考虑不周，以及礼节上的疏忽。应该重点重视这些方面;其次，要在事前准备好备选方案;再次，注意积累现场的灵活应变的处理技巧。

对于前来的官员、经销商要有人陪同和沟通，对于前来的记者，应该一视同仁，不能对A媒体公开某些情况而对B媒体则保密。对于记者个人挖掘的新闻一般不宜转告他人。

在气氛的控制上，总协调人处于一个平衡的“重心”上，气氛轻松活泼，与会者的心情也会舒畅。另外一个重要因素是主持人，如果是自己主持则会好一些，但往往是分身乏术，因此在发布会中，需要提前安排好一些事情，事先要与主持充分沟通，让他(她)对整个会议的风格有个大致的了解与把握。

在产品的演示讲解过程中，可以用一些现代科技手段，结合做好的示意图、三维图形、录相、幻灯片等，以助与会者的理解。

整个会议应有正式的结尾。如果发布会安排在晚餐或午餐前结束，则应该有酒会或自助宴会等，在会议结束时，由主持人通知时间与地点。

七、其他

秘书服务

所谓秘书服务指向会展主办方提供各类文秘、勤杂、临时采购、临时司乘、向导等服务。这些服务通常是临时或者按时提供的，在预算时通常按类别笼统计算，不在细分——可以按不可预计费用或者按其他类别计算。如果通过代理公司操作，那么告诉代理公司作好随时服务的准备很有必要。代理公司与主办方之间的最后服务费用核算将通过双方指定的联络人互相签单认可，由双方财务或者相关人员核定。

车辆调度

重要的国际性会议、行业重要会议、知名公司全球或者大区会议，参与者通常人数较多，身份较高，如果在主办者所在地，车辆调度可能不成问题，如果在异地举办，那么车辆调度就值得好好研究。通常，异地举办会议基本上委托当地专业机构代理，车辆调度涉及到主办者与代理方的沟通，还涉及到会议举办地的车源问题。对于主办方，通常只提出用车要求及安排要求，而代理公司则要考虑时间安排、预定的合理车辆数量、行走时间及线路等等。因此，主办方应该提前告诉代理方相对准确的与会者抵达时间、人数、此时间段内抵达客人的身份及车辆使用标准，并告诉代理方如果出现与预告情形不符时希望采取的弥补措施及愿意为此承担的代价。

礼仪与迎送

对于会议而言，必要的礼仪显得温馨。礼仪工作一般包括模特召集、程序分解、简单培训、服装道具准备、礼仪执行等。

值得注意的是礼仪的文化素质及外语基本技能考察，而不能简单看形体决定是否聘请，另外一点就是礼仪的个性是否符合工作要求。

各种主题的会议对礼仪的要求不一样，学术性会议、政府性质会议要求模特的着装比较素雅，不能抢了专家及政府要员的形象，而销售类会展则需要模特为企业及产品锦上添花，尽量着装鲜艳，与企业或产品的品质形象要求一致。

秩序维护

对于会议或展览而言，无不希望有良好的秩序。小型会议(特别是企业或者)的会议秩序基本不用控制，但大型会议及展览，秩序的控制就显得很重要。

大型会议可以采用代表证或者入场券方式控制，如果需要保密，代表证可以特制，印制有代表的数码身份照片，会场入口设立保安;展览的控制比较复杂，因为展览主办者关注的和展商关注的不是同一个目标。展览主办方需要控制的秩序，而展商需要的是信息最大化以及信息获取的便利性。有些展览附带有展中会，还有的带有技术交流或者论坛性质，所以通常会对所有展商或者参展人员进行身份及级别分类，以保证技术交流或者论坛不被外界或者无关的展商干扰。控制的手段有带条形码的参展证(需配备读码机)、或者磁卡式代表证。为同时满足展商信息最大化的需求，现在国外开始引入电子名片管理。

资料快速收集利器--电子名片

传统的展会上，少不了的是满天飞的名片，参展商在每天展会结束后总要花上一两个小时整理名片。想取代这些繁琐，可以使用电子名片。

所谓电子名片，通常用磁卡或带条形码的材料制作——可以说是为参展商和参观者特制的参展证。在签发该证前，组委会会要求参展商或参观者输入个人资料，包括公司名称、联络办法、本人职衔、公司性质和业务范围等，然后把这些资料存入卡中。同时，组委会会购置这类磁卡或条形码的读取设备供出租，参展商可以自由选择租用与否。参展商租用设备后，只需把设备连接到自己的电脑上就可以开始使用。买家需要把名片给参展商时，只需要把存有自己资料的入场证在读取设备上划过，所有资料就会在眨眼间被传输到参展商的电脑里。参展商还可以把双方谈话的要点记录在相应备注栏里，做到十分有条理地管理买家资料。

尽管这些设备比较昂贵，但可以由展会组委会统一购买、重复使用，参展商只需付出较低的价格向组委会租用，十分实惠和方便。如果每个参展商及买家都使用电子名片，展览会甚至可以像地下铁路入口那样管理而且可以准确的记录入场人数。

会展考察/旅游

实际上，会展考察或者旅游大都是为嘉宾特别安排的、具有公关性质的行为，当然不排除部分行为是真正的商务考察(为获取行业或者相关行业信息而举行的市场调研性质的动作)。

1、 真正的商务考察：此类商务考察实际上主办者已经作好安排，需要会展中介公司提供的服务只是目的地住宿餐饮预定与安排、交通工具、司乘人员及向导，可能的话需要中介公司协助解决媒介邀请及映像资料摄制。中介公司的职能大体等同于主办者的前导服务及后勤保障部门。

四、上海场地租赁

尚映仓是一个以电影为主题的东南亚风情餐／酒吧。

位于定西路739号甲，近法华镇路， 上海映巷创意工场内：

日常主要经营咖啡，东南亚菜，酒水和提供给电影爱好者一个在影院以外看胶片电影的创意LOFT。每天都在内厅 放映专业胶片电影

由于这一特色，吸引了多家主流媒体的专题报道。由于它富有设计感的装潢，吸引了很多摄制组前来取景、拍片。

尚映仓分为内厅（220㎡），外厅（120㎡）和露天天井（400㎡）3个部分。由于三个区域即相对独立，又自成一体，内厅和露天天井非常适合小型的包场（ 30-70人/100-250人二个场地可供选择） 可提供Buffet BBQ 等各类形式 场地包餐、包场 各类发布会 展览会 答谢会 内有全套的音响、舞台、投影机(200寸大屏幕)等各类设备。

联系电话：52307757 张先生

http://www.douban.com/people/ShangingLoft/

也可进行大型桌游的活动 见面会 相亲会 等等 期待各位策划人洽谈

每周二 全场酒水半价 周四 五 六 日 歌手驻唱 每天晚上7点有电影播放

冷餐酒会宴会上门服务公司，承办:冷餐会、自助餐、酒会、宴会、烧烤、鸡尾酒会、冷餐会外卖、冷餐会上门、自助餐外卖、自助餐上门及生日派队，同学会，谢师宴，发布会，团圆庆，庆功宴，公司开幕，说明会...

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